การปฏิบัติงานและการบริหารจัดการต่างๆ ไม่ว่าในหน่วยงานราชการ, รัฐวิสาหกิจ, บริษัทข้ามชาติ, SME หรือแม้แต่งานส่วนตัวของตนเองล้วนจำเป็นต้องใช้ข้อมูลตลอดเวลา. ในอดีต เรามักจะพึ่งพาอาศัยแต่เฉพาะความจำของตนเอง หรือของผู้ช่วยเท่านั้น. เมื่อการปฏิบัติงานมีปัญหาและเราไม่มีข้อมูลเพียงพอที่จะทำให้เราเข้าใจปัญหา เราก็ต้องตัดสินใจไปตามความรู้สึก หรือความคิดของตนเองว่าน่าจะต้องทำอย่างนั้นอย่างนี้. ถ้าโชคดี การตัดสินใจก็ถูกและทำให้เราแก้ปัญหาได้. แต่…ส่วนใหญ่แล้ว การตัดสินใจมักจะผิดพลาดเป็นส่วนใหญ่. การบริหารประเทศไทยมีปัญหาเรื่องข้อมูลมาโดยตลอด ดังนั้นจึงไม่น่าแปลกที่ประเทศไทยเดินหน้าถอยหลังสลับไปเรื่อยๆโดยไม่ประสบความรุ่งเรืองสักที.
ข้อมูล หมายถึงข้อเท็จจริงเกี่ยวกับเหตุการณ์, สินค้า, วัตถุดิบ, การดำเนินการ, ลูกค้า, การใช้จ่ายและการรับเงิน, กฎระเบียบราชการ, พนักงาน, ซัพพลายเออร์ ฯลฯ ที่กิจการของเราต้องประสบ. แต่เดิมมา บริษัทห้างร้านขนาดเล็กมักจะจดเฉพาะข้อมูลสำคัญเป็นลายมือลงในสมุดทำการของตนเอง. เมื่อเกิดความสงสัย ก็พลิกสมุดทำการอ่านข้อมูลเหล่านั้น. ปัจจุบันนี้ ข้อมูลทุกด้านล้วนมีความสำคัญทั้งสิ้น ดังนั้นการจดข้อมูลเก็บไว้เป็นลายมือจึงไม่พอเพียงแล้ว. บริษัทห้างร้านจำเป็นต้องจัดเก็บข้อมูลเป็นฐานข้อมูล (database) เก็บไว้ในระบบคอมพิวเตอร์.
การจัดเก็บข้อมูลนี้ จำเป็นจะต้องจัดเก็บเป็นเรื่องๆแยกจากกัน แต่มีกรรมวิธีเชื่อมโยงข้อมูลเรื่องหนึ่งไปยังเรื่องอื่นๆได้. ยกตัวอย่างเช่น เราสามารถเชื่อมโยงว่าลูกค้าแต่ละคนซื้อสินค้าอะไรไปบ้าง, ซื้อเมื่อใด, เป็นเงินเท่าใด, ผ่านเซลส์ชื่ออะไร, สินค้ามีปัญหาอะไรหรือไม่ ฯลฯ. การที่จะทำให้แฟ้มข้อมูลต่างๆในฐานข้อมูลเชื่อมต่อกันได้นั้น มีประเด็นสำคัญอยู่สี่เรื่อง คือ…
1. จะต้องกำหนดชื่อข้อมูลต่างๆไว้ให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน
2. จะต้องรู้ว่าข้อมูลแต่ละเรื่องนั้นมีรายละเอียดอะไรบ้าง
3. จะต้องรู้ว่าข้อมูลแต่ละเรื่องนั้นมีที่มาอย่างไร และ ใครเป็นผู้รับผิดชอบ
4. จะต้องรู้ว่าผู้ปฏิบัติหรือผู้บริหารต้องการได้รายงานอะไรบ้าง
เมื่อมีรายละเอียดเหล่านี้แล้วจึงจะสามารถออกแบบและสร้างฐานข้อมูลได้อย่างเหมาะสม. การออกแบบและสร้างฐานข้อมูลในปัจจุบันเป็นเรื่องที่ไม่ยากมากนัก. ห้างร้านที่มีพนักงานที่สนใจไอทีและการใช้คอมพิวเตอร์ ก็สามารถเรียนรู้ได้ง่าย. แต่ถ้าหากฐานข้อมูลมีเนื้อหาจำนวนมาก ทางที่ดีควรใช้บริการบริษัทที่ปรึกษาจะดีกว่า.
การมีฐานข้อมูลเป็นเรื่องสำคัญ แต่ถึงจะมีแล้วแต่ไม่ใช้งานก็ไม่เกิดประโยชน์. การใช้ฐานข้อมูลนั้นมีประเด็นที่ต้องคำนึงถึงอยู่หลายเรื่องอีกเหมือนกัน. ที่สำคัญคือ…
1. การมีผู้รับผิดชอบฐานข้อมูลแต่ละเรื่อง. ในเมื่อเราจำเป็นต้องมีฐานข้อมูลหลายเรื่อง และแต่ละเรื่องก็อาจจะมีผู้รับผิดชอบต่างแผนกต่างคนกัน ดังนั้นจึงจำเป็นต้องกำหนดให้มีผู้รับผิดชอบข้อมูลแต่ละเรื่องให้ชัดเจน คือ ให้ดูแลข้อมูลให้ถูกต้องเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ. เราอาจจะเรียกว่าผู้รับผิดชอบนั้นเป็นเจ้าของข้อมูลก็ได้ แต่ต้องเน้นว่าเจ้าของที่แท้คือบริษัท. หน้าที่ของเจ้าของข้อมูลคืออำนวยความสะดวกในการใช้ฐานข้อมูล ไม่ใช่หวงเก็บเอาไว้คนเดียว.
2. การจัดเก็บข้อมูลตั้งแต่แรกเกิดขึ้น. ข้อมูลเป็นข้อเท็จจริงของสิ่งที่เกิดขึ้นซึ่งหากไม่รีบจัดเก็บไว้ในขณะที่กำลังเกิดข้อมูล เราก็อาจจะไม่มีทางได้ข้อมูลนั้นมาอีก. เปรียบเสมือนกับภาพดาวตก ถ้าหากเราไม่สามารถ่ายภาพดาวตกบนท้องฟ้ายามราตรีได้ทันทีที่เกิดปรากฏการณ์นั้น เราก็ไม่มีวันจะได้ภาพดาวตกดวงนั้นมาอีกเลย.
3. การเชื่อมโยงฐานข้อมูลต่างๆเข้าด้วยกัน ยกเว้นฐานข้อมูลที่เป็นความลับบริษัท หรือ ข้อมูลที่เป็นเรื่องส่วนตัว เช่นข้อมูลพนักงาน. ในกรณีเหล่านี้ เราจะต้องพิจารณาอย่างละเอียด หากมีข้อมูลหลายด้าน แต่เชื่อมโยงกันไม่ได้ก็เปล่าประโยชน์. หรือ เชื่อมโยงได้ แต่มีผู้นำข้อมูลเรื่องส่วนตัวไปใช้ในทางที่ผิด บริษัทก็เสียหาย.
4. กำหนดตัวบุคคลและหน้าที่ในการใช้ฐานข้อมูลให้เหมาะสมกับงานที่ปฏิบัติ. ผู้ใช้ทุกคนจะต้องมีรหัสผ่านสำหรับเข้าถึงฐานข้อมูล และเมื่อเข้าถึงแล้วก็ยังใช้ได้เฉพาะในส่วนที่จำเป็นเท่านั้น. รหัสผ่านนั้นจะต้องกำหนดให้มีการเปลี่ยนแปลงบ่อยครั้ง ไม่ใช่มีรหัสเดียวแต่ใช้ไปตลอดชีวิต.
5. การสำรองข้อมูลและฐานข้อมูลเอาไว้เป็นระยะ เพื่อให้มั่นใจว่าหากฐานข้อมูลเสียหายไปด้วยประการใด เราก็ยังสามารถนำฐานข้อมูลที่สำรองไว้กลับมาปรับให้เป็นปัจจุบันและใช้ได้อีก.
6. ข้อมูลทุกรายการจะต้องมีกรรมวิธีในการวิเคราะห์ให้เป็นสารสนเทศ (information) ที่ทำให้เข้าใจเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น. ข้อมูลที่เก็บไว้นั้นเป็นรายละเอียดที่หยุมหยิมมากมาย จนทำให้เราไม่เห็นภาพของเหตุการณ์อย่างแท้จริง. เปรียบเสมือนเราเข้าไปในป่า เห็นต้นไม้ใหญ่เล็กจำนวนมาก. เราเห็นแต่ใบ ดอก ผล และ ต้น แต่เราอาจจะไม่สามารถบอกได้ว่านี่เป็นป่าอะไร มีขอบเขตแค่ไหน.
7. ข้อมูลคือรายละเอียดของต้นไม้ ส่วนสารสนเทศคือสภาพของป่า. ดังนั้น SME ที่มีฐานข้อมูลใช้อย่าเพิ่งพอใจที่มีข้อมูล. ต้องหาทางนำข้อมูลมาประมวลให้เป็นสารสนเทศให้ได้ด้วย.
เรื่องข้อมูลยังมีประเด็นน่าสนใจอีกมากเพราะทุกวันนี้ข้อมูลได้กลายเป็นวิทยาการสำคัญ คือ Data Science ไปแล้ว. ดังนั้นเราจะมาพูดคุยเรื่องข้อมูลนี้ต่อไปอีกสักพัก.
