งบประมาณทางการเงิน ไม่ยาก ไม่ทำ ไม่ได้แล้ว : เศรษฐพงศ์ ผดุงพิสุทธิ์

งบประมาณทางการเงิน หรือ Budget  คำที่ผู้ประกอบการ SME ได้ยินแล้วเข้าใจว่า ทำได้ยาก และให้ความสำคัญน้อยมาก เพราะคิดว่าไม่สามารถการคาดการณ์อนาคตได้ และมีปัจจัยความเสี่ยงต่างๆ ที่คาดเดาได้ยาก แล้วจะทำไปทำไมล่ะ

 SME จะทำงบประมาณทางการเงินเมื่อถูกบังคับให้ทำ เช่นเมื่อต้องขอสินเชื่อจากธนาคาร ขอเงินร่วมลงทุน ทำงบประมาณทางบัญชียื่นตามระเบียบของกรมสรรพากร ซึ่งในกรณีหลังจะแสดงเพียงประมาณยอดขาย

การไม่เตรียมตัว หรือไม่ตั้งเป้าหมายในการทำธุรกิจ เปรียบเสมือนกับ การเดินทางที่ไม่มีแผนที่ ไม่มี GPS ไม่รู้ว่าทิศทางที่กำลังเดินทางไปนั้นมีอุปสรรคอะไรบ้าง ต้องผ่านเส้นทางรถติด ผ่านทางก่อสร้าง จะต้องใช้ทรัพยากรอะไรบ้าง จะต้องเตรียมอาหาร อุปกรณ์ เครื่องมืออะไรไปด้วยระหว่างการเดินทาง จะมีใครไปด้วยกับเรา จะต้องเตรียมเงินสดฉุกเฉินอย่างไร นี่เป็นตัวอย่างน้อยๆ สำหรับการเตรียมตัวการเดินทางเมื่อเรารู้จุดหมายปลายทาง ทุกอย่างจะถูกบันทึกในรูปแบบของตัวเลข หรือ Budget

ตอนนี้ธุรกิจของเราอยู่ที่ไหน (Where are we now?) ธุรกิจเราอยู่ในวงจรชีวิตของธุรกิจ Business Life Cycle ช่วงไหน ได้แก่ ช่วงเริ่มต้น (รายได้ไม่แน่นอน) ช่วงกำลังเติบโต (รายได้เติบโตอย่างต่อเนื่อง มีการขยายสาขา) ช่วงเติบโตเต็มที่ (รายได้เริ่มนิ่ง มีอัตราการเติบโตช้าลง ธุรกิจมีคู่แข่งขันเพิ่มขึ้น) ช่วงภาวะถดถอย (รายได้ลดลงต่อเนื่อง อุตสาหกรรมของธุรกิจที่ดำเนินอยู่เริ่มปีปัญหา ลูกค้าต้องการน้อยลง) เป็นต้น

ถ้าหากธุรกิจอยู่ในช่วงเริ่มต้น การประมาณธุรกิจจะต้องมีความมุมานะอดทนสูง ข้อมูลในการวางแผนธุรกิจมีน้อยมาก จะต้องประเมินค่าใช้จ่ายที่จำเป็น เช่นค่าใช้จ่ายในการจ้างงาน ค่าใช้จ่ายด้านการตลาด ค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการภายในบริษัท ค่าเช่า เป็นต้น เพราะรายได้ที่ยังไม่แน่นอน จะต้องทำงบประมาณเงินสด รักษาเงินสดในมือให้เพียงพอ เมื่อรู้ว่าจะมีเงินสดรับเมื่อไร และจะต้องมีเงินสดจ่ายเมื่อไร วางแผนให้ถูกจังหวะการรับจ่ายเงินให้ดี

นอกจากนี้ ถ้าอยู่ในช่วงเริ่มต้น จะต้องเตรียมเงินลงทุนในเครื่องมือทำมาหากินของเรา ไม่ว่าจะเป็นเครื่องจักรผลิตสินค้า อุปกรณ์ ยานพาหนะ สถานที่ทำงาน เงินมัดจำค่าเช่า เป็นต้น

เป็นไปได้เสมอว่าในช่วงเริ่มต้น งบประมาณทางการเงิน Budget ของบริษัทจะแสดงผลขาดทุน ในงบประมาณกำไรขาดทุน ซึ่งผู้ประกอบการจะต้องระวังในงบประมาณกระแสเงินสดไม่ให้มีเงินสดติดลบ ซึ่งจุดนี้เราจะรู้ว่าเราต้องการเงินเพิ่มจากการกู้ยืมเงินเท่าไร

หลังจากผ่านช่วงเริ่มต้นมาได้ระยะหนึ่งแล้ว สินค้าและบริการเป็นที่รู้จักในกลุ่มเป้าหมายแล้ว รายได้มีอัตราการเติบโตอย่างต่อเนื่อง ในการเตรียมงบประมาณทางการเงินจะมีข้อมูลช่วยตัดสินใจเพิ่มขึ้น ซึ่งเมื่อประมาณยอดขายได้แล้ว ต้องคำนึงถึงค่าใช้จ่ายที่สอดคล้องกับยอดขายนั้นหรืออีกนัยหนึ่งคือ ต้นทุนผันแปร หรือแปรเปลี่ยนตามยอดขาย เมื่อยอดขายเพิ่ม ต้นทุนนี้เพิ่มขึ้นด้วย ได้แก่ต้นทุนสินค้าและบริการ ต้นทุนค่าแรงทางตรง ต้นทุนบรรจุภัณฑ์ เป็นต้น ค่าใช้จ่ายอื่นๆ เช่นเงินเดือนพนักงาน จะกระตุ้นยอดขายเพิ่ม จะมีค่าคอมมิชชั่น %ต่อยอดขายให้กับพนักงานเท่าไร ค่าเช่าบางที่ถ้าอยู่ในห้างฯ จะกำหนดเป็น GP เปอร์เซ็นต์ต่อยอดขาย เมื่อเราคาดการณ์ยอดขายได้ก็สามารถประมาณค่าเช่าได้เช่นกัน ช่วงระยะการเติบโตนี้จะมีจุดอ่อนได้ เพราะผู้ประกอบการจะมองข้ามค่าใช้จ่ายที่เติบโตตามไปด้วยขณะกำลังร่าเริงกับรายได้ที่เติบโต สิ่งที่จำเป็นคือการกันเงินสำรองเอาไว้เพื่อใช้ในยามฉุกเฉิน เช่นแบ่งเงินสำรองไว้สำหรับการซ่อมบำรุงเครื่องจักรที่ทำงานหนัก หรือกันเงินสดไว้สำหรับค่าปรับปรุงหน้าร้าน เป็นต้น

ถ้าธุรกิจของท่านกำลังอยู่ในช่วงการเติบโตค่อนข้างคงที่ นิ่งๆ รายได้ทำได้แค่นั้น เช่นร้านอาหารที่มีโต๊ะนั่งอยู่ 30 ที่นั่ง หมุนรอบได้เต็มที่ 3 รอบต่อวัน จะเพิ่มราคาขายก็ไม่ได้แล้ว ต้องวิเคราะห์ต่อไปว่าจะขยับขยายพื้นที่ หรือเพิ่มสาขาใหม่หรือไม่ การทำงบประมาณช่วงนี้จะดูถึงเงินทุนที่มีอยู่ โอกาสในการทำกำไรเพิ่ม อัตราผลตอบแทนจากการลงทุน (Return on Investment) จังหวะช่วงนี้อยู่ในช่วงหัวเลี้ยวหัวต่อของธุรกิจ งบประมาณทางการเงินจะต้องหาแหล่งรายได้เพิ่ม ควบคุมค่าใช้จ่ายให้คงที่หรือให้น้อยลง พิจารณาเรื่องการลงทุน การรักษาอัตราส่วนหนี้สินต่อทุนให้ต่ำไว้ก่อนที่จะวางแผนกู้เงินเพิ่มตามแผนการลงทุนใหม่

ถ้าธุรกิจกำลังอยู่ในช่วงขาลง รายได้ลดลงอย่างต่อเนื่อง จำนวนลูกค้าลดลง ค่าใช้จ่ายไม่สามารถลดได้อีก กระแสเงินสดสุทธิเริ่มเบาบาง การทำงบประมาณทางการเงินจะต้องมองหาทางแก้ไข และดูปัญหาให้ชัดเจน ดูว่ามีภาระหนี้สินอะไรอยู่บ้าง ยังมีภาระจ่ายเงินต้นและดอกเบี้ยอยู่เท่าไร ความสามารถในการสร้างรายได้มีอยู่เท่าไร จำเป็นจะต้องลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นอะไรบ้าง สินทรัพย์ที่ไม่ก่อให้เกิดรายได้แต่มีค่าใช้จ่ายในการรักษาจำเป็นต้องขายทิ้ง เช่นเครื่องจักรเก่าที่ผลิตสินค้าไม่ได้เท่าเดิมแล้วและมีค่าใช้จ่ายบำรุงรักษา การพิจารณาซื้อเครื่องจักรใหม่ เทคโนโลยีใหม่ จะต้องมาวิเคราะห์ผ่านงบประมาณทางการเงินว่าคุ้มหรือไม่

ในช่วงที่ธุรกิจเข้าสู่ภาวะถดถอยนั้น กลยุทธ์ในการดำเนินธุรกิจสำคัญมากจะต้องหาทิศทางเป้าหมายว่าจะไปทางไหน เป้าหมายคืออะไร งบประมาณทางการเงินจะช่วยสะท้อนให้เห็นภาพว่าเมื่อแก้ไขแล้วจะมีผลอย่างไร

เมื่อเรารู้ว่าธุรกิจของเราอยู่ในช่วงไหน และรู้ว่าจะนำพาธุรกิจไปทิศทางไหน จะช่วยให้การทำงบประมาณทางการเงินง่ายขึ้น อย่ารอจนกว่าเห็นงบการเงินที่แสดงผลการดำเนินงานที่ผ่านมาแล้วแก้ไขอะไรไม่ได้ งบประมาณทางการเงินไม่ทำ ไม่ได้แล้ว