การที่หัวหน้าจะสั่งงานให้ลูกน้องทำแบบมีประสิทธิภาพ สิทธิการิยะท่านว่าไว้ว่า ให้มี “กำหนดเสร็จ” กำกับคำสั่งไว้ด้วย ไม่ใช่สั่งลอย ๆ แต่เพียงให้ทำอะไร ไม่บอกว่าให้ทำเสร็จเมื่อไหร่ เช่น หยิบข้อเขียนหนึ่งหน้ากระดาษส่งให้ลูกน้องตอน ๑๐ โมงเช้า บอกสั้น ๆ ว่า “เอาไปพิมพ์ให้ที”
ปรากฏว่าลูกน้องรับแล้วหายไปบ่ายโมงกว่า ๆ ก็ยังไม่มาส่ง อดรนทนไม่ได้เจ้านายก็เลยเดินไปถามหาผลงาน “ไหนล๊ะ ที่ให้พิมพ์” ลูกน้องกลับตอบหน้าตาเฉยว่า “ยังไม่ได้ลงมือเลยคะ”
“อ้าว ทำไมละ” “ไม่ทราบนี่คะว่ารีบ” เป็นอย่างนั้นไป จะเอาเรื่องเอาราวก็คงยาก เพราะเป็นความหละหลวมของ
คนออกคำสั่งเอง ห้ามสวนกลับว่า “ถึงไม่บอก ก็น่าจะรู้” เป็นอันขาดนะ จะบอกให้ เรื่องอย่างนี้ทำไมต้องให้เขาคิดด้วยละครับ ไม่สั่งแบบครอบคลุมเสียแต่ต้น
เรื่องอย่างนี้ไม่เกิดหรอกครับ ถ้าคนเป็นนายจะยึดหลักสั่งทีไรต้องมีกำหนดเสร็จกำกับไปด้วย อย่างเรื่องข้างต้นนี่
สั่งอย่างมีประสิทธิผลก็ต้อง “เอาไปพิมพ์ให้ที ขอก่อนเที่ยงนะ” ชัดเจนแบบนี้ลูกน้องก็ต้องทำให้เสร็จก่อนเที่ยงแน่นอน หรือถ้าจะทำไม่ได้ก็คงปฏิเสธให้ได้ทราบก่อน
เช่น “คงไม่ได้หรอกคะหัวหน้า หนูกำลังพิมพ์ของผู้จัดการอยู่ กว่าจะเสร็จก็เที่ยงพอดี”
หรือไม่ถึงทำไม่ได้ตามคำสั่ง เธอก็อาจเสนอแนวทางแก้ปัญหามาให้เลยก็ได้ “หัวหน้ารอหนูหน่อยได้ไหมคะ พิมพ์ของผู้จัดการเสร็จแล้ว หนูจะพิมพ์ให้รับรองไม่เกินบ่ายโมงครึ่ง เสร็จแน่นอน” หรือไม่ก็ “ถ้าหัวหน้ารีบ ตอนนี้สมจิตว่างอยู่ ลองวานเธอดูซิคะ” อะไรทำนองนี้
ประโยชน์ของการสั่งแบบมีกำหนดเสร็จคือทำให้คนสั่งไม่สั่งสุ่มสี่สุ่มห้า เช่น หยิบดิกชันนารีขึ้นมาเห็นเป็นเล่มเล็ก ๆ ไม่เปิดดูว่าเล่มเล็กก็จริงแต่ตัวหนังสือจิ๋วเรียงเป็นพรืดแน่นหนา หยิบได้ก็ไม่ดูตาม้าตาเรือส่งให้ลูกน้องออกคำสั่งชัดถ้อยชัดคำ “ช่วยพิมพ์ให้หน่อย สองวันให้เสร็จนะ”
ลูกน้องรับไปงง ๆ พลิกดูตัวหนังสือให้แน่ใจอีกครั้ง ก่อนจะส่งคืนหรือเผลอ ๆ อาจจะขว้างคืนแล้วตอบแบบกระแทกเสียงว่า “ให้เสร็จในสองวัน(เสียงสูง) หนูว่าสองเดือนก็คงไม่เสร็จ” และหากไม่เกรงใจอาจมีแถมท้ายอีกว่า “หลับหูหลับตาสั่ง”ถ้าเป็นเรื่องจริงก็สมควรให้ลูกน้องสวนกลับ ว่าไหมครับ
แต่ถ้าเราผู้เป็นหัวหน้าจะต้องสั่งให้ทำพร้อมกับมีกำหนดเสร็จ ก่อนออกคำสั่งก็คงต้องหยิบดิกชันนารีมาพลิกดูว่าตัวหนังสือเป็นอย่างไรมีจำนวนหน้าเท่าไหร่ ประเมินดูว่าควรใช้เวลาสักเท่าไหร่ รอบคอบแล้วจึงบอกกับลูกน้องว่า “เธอเอาดิกชันนารีไปพิมพ์ ฉันให้เวลาเธอปีหนึ่ง เอาให้เสร็จนะ”
ลูกน้องอาจขมวดคิ้วสวนกลับมาว่า “ตั้งปีเชียวหรือคะ” ก็จะได้อธิบายว่า “อย่าเพิ่งถามกลับ ลองเปิดดูก่อนซิเธอ” ซึ่งเมื่อเธอเปิดดูก็คงจะเปลี่ยนสีหน้าเป็นหนักใจอาจยอมรับความจริงว่า “ไม่รู้จะเสร็จหรือเปล่า แต่หนูจะพยายามคะ”
เพราะฉะนั้นให้ถือปฏิบัติเป็นกฎเหล็กเลยนะครับสำหรับคนที่เป็นหัวหน้า ก่อนมีคำสั่งให้ลูกน้องทำอะไร กรุณาประเมินงานที่มอบหมายก่อนว่าจะต้องใช้เวลาทำประมาณเท่าไหร่ ถึงจะเผื่อเหลือเผื่อขาดอย่างไร ก็ไม่เป็นไร แต่ต้องบอกกำหนดเสร็จให้ผู้รับคำสั่งได้รับทราบด้วยนะ จะบอกให้
การสั่งแบบกำกับด้วยกำหนดเสร็จ จะทำให้ผู้รับคำสั่งมีมาตรฐานการทำงานให้ใช้ประเมินความสามารถของตนว่า มีประสิทธิภาพในการทำงานตามมาตรฐานความต้องการของเจ้านายหรือไม่ ถ้าเขาทำงานเสร็จตามกำหนดก็จะรู้สึกสบายใจเพราะสามารถทำงานได้ตามที่หัวหน้าคาดหมายไว้ได้
ยิ่งถ้าเขาสามารถทำเสร็จก่อนกำหนดที่หัวหน้ากำหนดไว้ แน่นอนเขาต้องภูมิใจว่าศักยภาพของเขาเหนือกว่าที่หัวหน้าคาดไว้ เช่น ถ้าหัวหน้าสั่งงานวันจันทร์ให้ทำให้เสร็จในวันพฤหัสบดี ปรากฏว่าแค่วันอังคารเขาก็ทำเสร็จแล้ว อย่างนี้จะไม่ให้เขาภูมิใจได้อย่างไร จริงไหมครับ
ถ้าเขาเอามาส่งให้เราผู้เป็นหัวหน้าตั้งแต่วันอังคารหรือวันพุธ เชื่อเถอะครับ เขาคงมาส่งงานด้วยตัวเองคงไม่ฝากใครมาส่งแทนเป็นอันขาด ส่งงานเสร็จเขาจะยังไม่รีบกลับ จะยืนยิ้มอยู่ตรงหน้าผู้เป็นเจ้านายนั่นแหละ คนเป็นนายควรรู้ด้วยนะครับว่า เขาต้องการคำชม
หัวหน้าต้องมีหลักจิตวิทยาต้องแสดงออกไม่ให้เขาผิดหวัง กล่าวชมออกไปให้เขาดีใจว่าเราได้เห็นความเก่งของเขา อย่างน้อยก็ “เก่งจริงคุณ เสร็จเร็วกว่าที่ผมคิด เยี่ยมจริง ๆ” หรือจะเว่อร์ไปเลย “เฮ้ย ซุปเปอร์แมนหรือวะนี่ ยอด ๆ ๆ ๆ” ก็ไม่ผิดกติกาแต่อย่างใด
อย่าแบบหัวหน้าบางคนนะ ทำเป็นคนไม่มีหัวจิตหัวใจ ลูกน้องทำงานเสร็จก่อนกำหนด เอามาส่งพร้อมกับรีรอคอยฟังคำชม หัวหน้ากลับเฉยมองด้วยสายตาเฉยเมย จนในที่สุดก็ต้องเดินจากไปแบบไม่เข้าใจว่าหัวหน้าของตนทำไมถึงเป็นคนไม่รู้ร้อนไม่รู้หนาวขนาดนั้น
พอลูกน้องเดินจากไปแล้ว เพื่อนของหัวหน้าที่เห็นเหตุการณ์โดยตลอดก็อดถามไม่ได้ “เมื่อกี๋ทำไมคุณไม่ชมเขาละ เขาอุตส่าห์ยืนรอคำชมอยู่” หัวหน้าที่ไม่ควรมีหัวหน้าคนไหนเอาแบบอย่างกลับอธิบายด้วยเหตุผลที่นึกได้อย่างไรก็ไม่ทราบ “ไม่ได้หรอก เดี๋ยวมันเหลิง”
แต่การทำเฉย ๆ ไม่รับรู้การทำเสร็จก่อนกำหนดตามตัวอย่างข้างต้นก็ยังไม่ร้ายเท่ากับมีปฏิกริยาโต้ตอบแต่เป็นไปทางลบ เช่น “รีบจริงนะ ฉันให้ส่งวันพฤหัสฯ ไม่ใช่หรือ นี่เพิ่งวันพุธรีบส่งแล้ว จะรีบไปไหนพ่อคุณ อย่าให้ฉันเจอข้อผิดพลาดนะ ฉันเอาตายแน่” เล่นเอาลูกน้องตัวสั่นงันงกหอบงานที่ทำเสร็จแล้ว “ถ้ายังงั้น ขอผมเอากลับไปทบทวนดูอีกสักครั้ง เพื่อความชัวร์ครับ” แล้วตั้งแต่นั้นมา อย่าหวังว่าลูกน้องจะกระตือรือร้นรีบเร่งทำงาน ทุกอย่างจะต้องเป็นไปตามกำหนด
หัวหน้าต้องรู้จักชมลูกน้องในเวลาที่สมควรชม คำชมของหัวหน้าทำให้ลูกน้องมีความรู้สึกดี ๆ ต่อหัวหน้า วันหน้าวันหลังเกิดมีเรื่องต้องตำหนิว่ากล่าวคนเป็นลูกน้อง เขาก็อาจไม่รู้สึกในทางลบ อาจจะคิดว่า หัวหน้าตูก็เป็นคนอย่างนี้แหละทำดีก็ชมทำเสียก็ต้องว่ากล่าวตักเตือนเป็นธรรมดา
ผิดกับหัวหน้าที่ไม่เคยชมลูกน้องเลย พูดกับลูกน้องทีไรมีแต่เรื่องว่ากล่าวหรือตำหนิโน้นนี่ ระวังนะครับ ลูกน้องอาจจะมองเราเป็นหัวที่เอาแต่คอยจับผิดลูกน้อง ไม่เคยเห็นความดีของลูกน้องเลย เพราะฉะนั้นเมื่อไหร่มีจังหวะหรือมีโอกาสจะชมลูกน้องกรุณาฉกฉวยด้วย อย่าลืมวลีที่ว่า “อันลมปากหวานหูไม่รู้หาย” เสียนะครับ
นอกจากนี้ ถ้าหากได้รับคำสั่งแล้ว เอางานไปปฏิบัติแต่ทำท่าจะไม่เสร็จทันตามกำหนด เขาก็จะรู้ตัวว่าต้องพัฒนาปรับปรุงศักยภาพเพื่อให้เป็นไปตามมาตรฐานที่เจ้านายต้องการ ยิ่งถ้างานนั้นเจ้านายมอบหมายกระจายให้หลายคน คนอื่น ๆ ไม่มีปัญหาสามารถทำเสร็จตามกำหนดทั้งนั้น มีเขาเพียงคนเดียวเท่านั้นที่ทำท่าจะไม่ถึงหลักชัย เขายิ่งรู้ตัวว่าต้องพัฒนาศักยภาพตัวเองให้ทันคนอื่น ไม่งั้นคงทำงานไม่ราบรื่นแน่
เห็นไหมครับ “กำหนดเสร็จ” สามารถช่วยให้คนที่เป็นเจ้านายสามารถกำกับหรือผลักดันให้ลูกน้องทำงานมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นได้อย่างไร
