ในขณะที่มุ่งหน้าให้ความสนใจเรื่องสินค้ากับตลาดอย่างใจจดใจจ่อ แต่ SME รุ่นเก๋าทุกรายย่อมรู้ดีว่าเรื่องของการบริหารการเงินมีส่วนสำคัญอย่างยิ่งต่อการนำพาธุรกิจไปให้ตลอดรอดฝั่ง
ดังนั้น SME มือใหม่ หรือ Startup อาจต้องแบ่งเวลามาให้ความสนใจเรื่องของความรู้ในการบริหารการเงินบ้าง อย่างน้อยก็จะเป็นภูมิคุ้มกันที่สำคัญให้กับธุรกิจใหม่ที่กำลังโลดแล่นไปในสังเวียนตลาด
โดยทั่วไปแล้ว การบริหารการเงินจะต้องอาศัยเครื่องมือต่างๆ ประกอบ เช่นเดียวกับเครื่องมือที่ต้องใช้ในการผลิต หรือเครื่องมือทางการตลาด
เครื่องมือสำหรับบริหารการเงิน ประกอบด้วย การจดบันทึกทางการเงินของธุรกิจ การจัดทำประมาณการกำไรขาดทุน การจัดหาเครื่องมือสำหรับการพยากรณ์หรือการคาดการณ์การเติบโตของธุรกิจ การจัดทำรายงานทางการเงิน การวิเคราะห์ทางการเงิน และการแสวงหาแหล่งเงินที่เหมาะสมให้กับธุรกิจ
เครื่องมือเหล่านี้จะทำให้เจ้าของธุรกิจได้ทราบว่า ธุรกิจกำลังทำกำไรอยู่หรือไม่ สต๊อกสินค้าหรือวัตถุดิบมีมากเกินไปหรือกำลังจะขาดมือ จำนวนพนักงานที่มีอยู่เหมาะสมกับการเติบโตของธุรกิจหรือไม่ และเครื่องจักรอุปกรณ์ที่ต้องมีการลงทุนหาซื้อมามีความคุ้มค่าหรือไม่
หากไม่สามารถตอบคำถามเหล่านี้ได้ แสดงว่าเจ้าของธุรกิจจะต้องหาความรู้และทักษะในการบริหารการเงินให้กับธุรกิจเพิ่มมากขึ้นกว่าที่มีอยู่
การมีเครื่องมือทางการเงินที่เหมาะสม ยังจะช่วยให้ผู้ประกอบการสามารถตั้งราคาสินค้าได้อย่างเหมาะสมเพื่อให้เกิดกำไรสูงสุด และสามารถกำหนดระดับราคาของวัตถุดิบหรือต้นทุนอื่นๆ ในการทำธุรกิจเพื่อสามารถเจรจาต่อรองกับซัพพลายเออร์ต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
และที่สุดแล้ว เครื่องมือบริหารการเงิน จะทำให้เจ้าของธุรกิจได้ทราบว่า สินค้าตัวไหน ในตลาดไหนที่เป็นตัวทำกำไรให้กับธุรกิจได้สูงสุดหรือต่ำสุด เพื่อการตัดสินใจในการบริหารธุรกิจได้อย่างถูกต้อง
เครื่องมือแรกๆ ที่ธุรกิจโดยเฉพาะอย่างยิ่งธุรกิจเริ่มใหม่จำเป็นที่จะต้องมี น่าจะเป็นเรื่องของการจัดทำประมาณการกำไรขาดทุนของธุรกิจ
สำหรับผู้ประกอบการที่มีประสบการณ์ในการทำแผนธุรกิจก็จะทราบดีว่าประมาณการทางการเงิน หรือประมาณการกำไรขาดทุน จะทำให้เจ้าของธุรกิจทราบได้เลยก่อนที่จะลงมือทำว่า ธุรกิจจะต้องใช้เวลานานเท่าใดจึงจะสามารถคืนทุน หรือสามารถทำกำไรให้คุ้มทุนได้
หลายคนอาจคิดว่าการจัดทำประมาณการกำไรขาดทุนนั้นเริ่มต้นที่การคาดการณ์ยอดขายที่อยากจะได้ก่อน แต่ในอีกมุมมองหนึ่ง การจัดทำประมาณการกำไรขาดทุนควรจะต้องเริ่มจากการประมาณการค่าใช้จ่ายเสียก่อน
เนื่องจากค่าใช้จ่ายในการทำธุรกิจจะต้องเกิดขึ้นเสมอและเดินต่อไปเรื่อยๆ ไม่หยุดตราบเท่าที่ธุรกิจดำเนินไป ในขณะที่ยอดขายนั้น ไม่มีอะไรที่จะรับประกันได้ว่าจะเกิดขึ้นตามการคาดการณ์ของเจ้าของธุรกิจหรือไม่
และส่วนใหญ่จะพบว่ายอดขายประมาณการของเจ้าของธุรกิจใหม่นั้น มักจะสูงกว่ายอดขายที่จะเกิดขึ้นจริงเสมอ เนื่องจากเป็นสัญชาตญาณหรือจิตวิทยาที่เกี่ยวข้องกับความมั่นใจ ความผูกพัน และการเล็งผลเลิศจากธุรกิจในดวงใจของตนเอง หวังว่ายอดขายจะต้องถล่มทลายแน่ๆ
เครื่องมือที่ใช้บันทึกข้อมูลทางการเงินก็มีส่วนสำคัญอย่างยิ่งสำหรับติดตามความเคลื่อนไหวของกระแสเงินที่ไหลผ่านเข้าออกในการทำธุรกิจ แต่ในปัจจุบันอาจเป็นเรื่องที่ไม่ซับซ้อนเหมือนในยุคก่อน เพราะมีโปรแกรมคอมพิวเตอร์คอยช่วยบันทึกและสรุปวิเคราะห์ข้อมูลทางการเงินให้อย่างสะดวก
เมื่อเลือกโปรแกรมบัญชีที่เหมาะสมได้แล้ว แหล่งข้อมูลทางการเงินต่างๆ ที่จะมาสนับสนุนทำให้การป้อนข้อมูลในระบบบัญชีมีความแม่นยำมากยิ่งขึ้น อาจประกอบด้วย เปิดบัญชีธนาคารเพื่อใช้เฉพาะในธุรกิจเท่านั้น ตรวจสอบยอดเงินในสมุดบัญชีธนาคารให้ตรงกับรายการทางธุรกิจที่เกิดขึ้นอย่างสม่ำเสมอ
เช่น ทุกเดือนหรือทุกสัปดาห์ติดตามยอดขายอย่างรัดกุมไม่ให้ตกหล่น ใช้ระบบการออกใบส่งมอบสินค้า ใบเสร็จรับเงิน ใช้สมุดบันทึกการขาย หรือการใช้เครื่องบันทึกเงินสด นำเงินที่ได้จากการขายทั้งหมดเข้าบัญชีธนาคาร
หากทำได้เป็นรายวันก็จะดี จ่ายค่าใช้จ่ายในธุรกิจด้วยการออกเช็ค หรือจ่ายผ่านบัญชีธนาคาร ไม่ควรจ่ายเป็นเงินสด พิจารณาจ่ายค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องโดยตรงและมีความสำคัญกับธุรกิจก่อน เพื่อสร้างวินัยทางการเงินอย่างเคร่งครัด
ทำรายงานกำไรขาดทุนทุกสิ้นเดือน เพื่อทราบความเคลื่อนไหวและสถานการณ์ทางธุรกิจอย่างใกล้ชิด ทำรายงานสรุปบัญชีกระแสเงินสด เพื่อนำไปใช้ประมาณการเงินสดสำหรับงวดต่อไป
หลักปฏิบัติและการใช้เครื่องมือทางการเงินเหล่านี้ ถือได้ว่าเป็นเครื่องมือพื้นฐานที่จะทำให้ Startup หรือเจ้าของธุรกิจ SME ที่ดำเนินกิจการอยู่แล้ว สามารถติดตามและมองเห็นอนาคตที่จะเกิดขึ้นของธุรกิจได้ก่อน เพื่อที่จะนำไปแก้หรือเสริมเกมธุรกิจของตนเองให้มีประสิทธิภาพในการทำกำไรได้ดีขึ้น
หากเครื่องมือทางการเงินชี้ว่าอนาคตของธุรกิจกำลังจะมีปัญหาจะได้หาทางแก้ไขสถานการณ์ให้ดีขึ้น หรือหากเครื่องมือทางการเงินชี้ว่าอนาคตกำลังจะรุ่งเรือง ก็อาจต้องวางแผนการบุกไปข้างหน้าอย่างรวดเร็ว
เพื่อจะไม่ต้องสูญเสียโอกาสในการทำกำไรที่ควรจะได้!!!
