ในแนวคิดของการบริหารจัดการธุรกิจสมัยใหม่ จำเป็นที่ธุรกิจจะต้องมี ระบบบัญชี ซึ่งจะเป็นส่วนสำคัญที่สุดที่จะบอกให้เจ้าของหรือผู้ประกอบการได้รับทราบถึงความสามารถและความแข็งแกร่งของธุรกิจที่ตนเองทำอยู่ เช่น ความสามารถในการทำกำไร สภาพคล่อง และความมั่นคงทางการเงินของธุรกิจ
เป็นที่ยอมรับกันว่า ไม่ว่าธุรกิจจะมีขนาดใหญ่ระดับบริษัทมหาชน ตลอดลงมาจนถึงธุรกิจขนาดย่อมและรายย่อย ซึ่งถือได้ว่ามีขนาดเล็กลงไปอีก รวมไปถึงธุรกิจชุมชน และธุรกิจระดับรากหญ้า เจ้าของ ผู้ประกอบการ หรือผู้บริหารที่มีความรับผิดชอบโดยตรงของธุรกิจ มีความจำเป็นที่จะต้องหาระบบบัญชีที่เหมาะสมกับขนาดและลักษณะของธุรกิจของตนมาใช้ เพื่อเป็นเครื่องมือสำหรับวัดและตรวจสอบ ติดตาม สภาพการดำเนินธุรกิจดังที่ได้กล่าวไว้แล้ว ดังนั้นเจ้าของ ผู้ประกอบการ หรือผู้บริหารธุรกิจ SME รวมถึง Startupทั้งหลายที่ยังไม่ได้คิดที่จะเตรียมระบบบัญชีดีๆ ไว้ควบคุมและวัดความสามารถของธุรกิจ อาจต้องหันมาทำความเข้าใจให้ถ่องแท้ว่า มีระบบบัญชีแล้วมันจะดีอย่างไรต่อธุรกิจ
ธุรกิจที่จดทะเบียนอยู่ในระบบของกระทรวงพาณิชย์ ซึ่งต้องมีหน้าที่ในการนำส่งภาษีรายได้ประจำปี หลายต่อหลายรายเลือกวิธีจ้างสำนักงานบัญชีเพื่อทำบัญชีให้สำหรับการยื่นเสียภาษี และพลอยคิดเอาเองว่าธุรกิจของตนมีระบบบัญชีแล้ว ลักษณะเช่นนี้ยังไม่อาจเรียกได้ว่ากิจการของท่านมีระบบบัญชีที่เหมาะสม ระบบบัญชีที่ถูกต้องเหมาะสมสำหรับธุรกิจในระดับธุรกิจขนาดย่อมหรือรายย่อย อย่างน้อยๆ ควรจะสามารถให้ข้อมูลที่ทำหน้าที่หลักได้ 3 ประการ คือ
บัญชีการเงิน ซึ่งจะทำให้เจ้าของหรือผู้ประกอบการรับทราบถึงสถานะทางการเงินของกิจการ และจำเป็นอย่างยิ่งโดยเฉพาะกรณีที่ธุรกิจมีการขยายตัว ต้องการเงินทุนเพิ่มเติมก็จะสามารถประเมินสถานะทางการเงินของกิจการได้ว่ามีความสามารถในการลงทุนเพิ่มเติมเท่าไร หรือจะต้องหาแหล่งเงินเพิ่มเติมเป็นจำนวนเท่าใด เป็นต้น
บัญชีบริหาร ซึ่งจะทำให้เจ้าของหรือผู้ประกอบการรับทราบถึงข้อมูลที่จำเป็นในการใช้บริหารจัดการ เช่น ยอดขาย ยอดหนี้ ยอดการชำระหนี้ และสภาพของเงินสดหมุนเวียน ทำให้เจ้าของหรือผู้ประกอบการสามารถตัดสินใจเลือกใช้กลยุทธ์ในการดำเนินงานได้อย่างเหมาะสม ทำให้ธุรกิจดำเนินไปอย่างคล่องตัวและมีประสิทธิภาพในการทำกำไร
บัญชีภาษีอากร ซึ่งใช้ในการยื่นเสียภาษีประจำปีดังที่ได้กล่าวมาแล้ว ทั้งนี้ ไม่ว่าจะเป็นในประเด็นใด ข้อมูลที่นำมาใช้ในระบบบัญชีจะต้องมาจากฐานข้อมูลเดียวกัน คือ จากผลการดำเนินธุรกิจประจำวันตามที่เกิดขึ้นจริง
โดยเฉพาะการมีบัญชี 2-3 เล่ม แต่ข้อมูลไม่เหมือนกันเลย เพราะตั้งใจจะนำมาใช้งานด้วยวัตถุประสงค์ต่างกัน ยิ่งไม่เข้าข่ายของการมีระบบบัญชีที่ดีเท่าใดนัก !??!
การมีระบบบัญชีที่ใช้ข้อมูลเดียวกันทั่วทั้งธุรกิจจะทำให้เจ้าของธุรกิจมองเห็นความเป็นมาเป็นไปของธุรกิจได้ชัดเจนและถูกต้องแม่นยำ ซึ่งจะมีประโยชน์อย่างยิ่งต่อการวางแผนเพื่อพัฒนาหรือขยายธุรกิจต่อไปในอนาคต ลองคิดง่ายๆ ดูก็ได้ หาก SME เรารู้ว่าเมื่อปีที่ผ่านมาขายได้เท่าไร และมีกำไรเท่าไร ก็จะทำให้เราสามารถคาดการณ์ได้ก่อนเลยว่าปีหน้าเราน่าจะมียอดขายและกำไรเท่าใด และสามารถวางแผนได้ว่าปีหน้าเราควรจะทำยอดใหม่เท่าใด และน่าจะได้กำไรเท่าใด หากคิดย่อยลงไปว่าถ้าเราสามารถปิดบัญชีได้ทุกเดือน เราก็จะทราบยอดขายและกำไรของทุกๆ เดือน และจะได้เห็นถึงแนวโน้มว่าธุรกิจของเรามีสุขภาพอย่างไร เติบโตขึ้นเรื่อยๆ หรือกำลังเริ่มจะมีปัญหาว่ายอดขายไม่เพิ่ม กำไรไม่โต จะได้คิดกลยุทธ์แก้ไขได้ก่อนที่จะสายเกินไปจนแก้ไม่ทัน
หรือหากธุรกิจมีแนวโน้มที่ดีก็จะได้เตรียมการลงทุนเพื่อขยายธุรกิจให้ทันรองรับกับการเติบโต เพราะหากเตรียมตัวโตไม่ทันก็จะเป็นการสูญเสียโอกาส หรือสูญเสียตลาดในส่วนที่โตขึ้นมาไปให้กับคนอื่นเสีย หากท่านเจ้าของกิจการ ผู้ประกอบการ หรือผู้บริหารธุรกิจขนาดย่อม รายย่อย หรือธุรกิจชุมชน ที่ยังไม่มีระบบบัญชีที่เหมาะสม และคิดอยากที่จะริเริ่มให้มีระบบบัญชีสำหรับกิจการของตนเอง ท่านควรจะต้องเข้าใจถึงโครงสร้างหรือองค์ประกอบพื้นฐานของระบบบัญชีโดยทั่วไปเป็นความรู้เบื้องต้นเสียก่อน องค์ประกอบพื้นฐานของระบบบัญชี ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดใหญ่หรือขนาดย่อม ได้แก่ รายละเอียดขั้นตอนของการดำเนินธุรกิจ ซึ่งจะบอกว่าธุรกิจของท่านมีขั้นตอนหรือวิธีการอย่างไร อาจสรุปในรูปแบบที่ดูง่ายๆ เช่น เขียนเป็นแผนผัง หรือที่มักเรียกกันว่า Flow Chart
ผมเคยได้ยินวิทยากรท่านหนึ่งเรียก Flow Chart เป็นแบบไทยๆ ว่า “ผังไหล” เจ้า “ผังไหล” ตัวนี้เองที่จะสรุปและบอกได้ว่าธุรกิจของท่านเริ่ม “ไหล” จากไหนและไปสิ้นสุดกระบวนการที่ไหน เช่น ธุรกิจจะเริ่มต้นจากการซึ้อสินค้าต่างๆ มาจากผู้ขาย 5 ราย ได้เครดิต 1 เดือน นำมาเก็บไว้ตามจำนวนที่เหมาะสม(เป็นสินค้าคงคลังหรือสต๊อก) แล้วจึงเบิกจ่ายสินค้าในสต๊อกไปจำหน่ายที่จุดขาย 3 แห่ง โดยขายเป็นเงินสด ทุกสิ้นวันพนักงานขาย ณ จุดขายทุกแห่งจะต้องนำเงินที่ขายได้มานำส่งให้แก่เจ้าของ ฯลฯ เป็นต้น
ลักษณะการดำเนินธุรกิจทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดใหญ่ที่มีธุรกรรมซับซ้อน หรือธุรกิจขนาดเล็กที่มีกระบวนการง่ายๆ ต่างสามารถเขียนขั้นตอนการดำเนินธุรกิจออกมาในรูปของ Flow Chart ได้ทั้งสิ้น และแผนผังนี้จะทำให้เจ้าของธุรกิจได้ทราบว่า ธุรกิจได้ดำเนินการเพื่อให้มีเงินไหลเข้ามาในธุรกิจตามที่ได้ตั้งใจไว้หรือไม่!!!
