ปัญหาหนึ่งที่น่าจะถือว่าเป็นการบริหารที่ขาดประสิทธิภาพในหลายหน่วยงานคือ “คนล้นงาน” หรือ “คนทำงานไม่คุ้มค่าจ้าง” เพราะฉะนั้นผมจึงอยากจะเสนอวิธีแก้ปัญหานี้ให้คนที่เป็นนักบริหารหรือนายจ้างลองนำไปพิจารณาดูว่า ควรลองนำเอาไปใช้ในหน่วยงานหรือไม่ นั่นก็คือวิธีการให้พนักงานหรือลูกจ้างของเราเขียน “รายงาน”
ที่กล้าเอามาเขียนเล่าสู่กันฟัง เพราะผมเคยใช้ได้ผลในการขึ้นเป็นอธิการบดีบริหารงานมหาวิทยาลัยอย่างน้อย ๒ ครั้งด้วยกัน ใครเห็นดีด้วยจะลองนำเอาไปใช้บ้าง ก็ตามสบายนะครับ เพราะเอามาเผยแพร่โดยไม่สงวนลิขสิทธิ์นะ จะบอกให้
ครั้งแรกตอนผมขึ้นเป็นอธิการบดีใหม่ ผมมีโครงการที่จะทำอะไรใหม่ๆ ในการบริการนักศึกษา เช่น จะเปิดบริการตอนพักเที่ยงเรียกว่า จาก ๘.๓๐ – ๑๖.๓๐ โดยไม่มีพักกลางวัน แต่ติดขัดเรื่องงบประมาณ เพราะในระบบราชการนั้นการเพิ่มงานใหม่มักจะต้องทำพร้อมๆ กับการเพิ่มคน เพราะข้าราชการนั้นมีตำแหน่งอะไรแล้วจะทำเฉพาะสิ่งที่สเปคกำหนดไว้ในตำแหน่งนั้น จะให้ทำหน้าที่อื่นอาจปฏิเสธโดยอ้างว่า “ผิดสเปค”
เช่น ถ้าดำรงตำแหน่งพนักงานพิมพ์ดีด ก็จะไม่ยอมทำงานอื่นนอกจากพิมพ์ดีด เห็นว่างๆ ไม่ทำอะไรจะใข้ให้ไปนั่งเค้าน์เตอร์คอยรับหนังสือ ก็จะปฏิเสธโดยอ้างว่า “ฉันมีหน้าที่พิมพ์ดีด” หรือถ้าเกรงใจหรือเกรงกลัวผู้บังคับบัญชาก็อาจจะยอมไปนั่งแบบหน้าบอกบุญไม่รับ มีความรู้สึกว่าถูกใช้ให้ทำนอกหน้าที่
ในมหาวิทยาลัยนั้น คนทำงานนอกจาก “ข้าราชการ” แล้วยังมี “ลูกจ้าง” ที่มหาวิทยาลัยใช้รายได้ของมหาวิทยาลัยจ้างให้มาช่วยทำงานเพราะข้าราชการมีไม่พอกับงานที่ทำอยู่ การทำงานของ “ลูกจ้าง” ก็จะเลียนแบบ “ข้าราชการ”ก็คือถูกจ้างมาทำงานในตำแหน่งอะไรก็จะทำเฉพาะงานนั้น อาจจะคิดว่า “อยู่ด้วยกันก็ต้องเหมือนกัน” ซี จะแตกต่างกันได้อย่างไร
ผมอยากทำงานบริการให้มากขึ้น แต่ไม่อยากจ้าง “ลูกจ้าง” มากขึ้น เพราะถ้าจ้างคนเพิ่มขึ้นหมายถึงรายจ่ายทั้งเงินเดือนและสวัสดิการเพิ่มขึ้น เพราะถึงแม้จะเป็นลูกจ้างก็ได้รับสิทธิเท่าเทียมข้าราชการ ยกเว้นไม่มีบำนาญมีแต่บำเหน็จเท่านั้น รวมทั้งเห็นว่าคนเป็นลูกจ้างจำนวนไม่น้อยยังทำงานไม่คุ้มกับค่าจ้าง
วิธีการที่ผมใช้จากการแนะนำของทีมงานของผมคนหนึ่งก็คือ การให้ลูกจ้างเขียน “รายงาน” ว่าวันหนึ่งทำอะไรบ้าง
ผมให้แจกสมุดปกบางเล่มบางให้กับลูกจ้างทุกคนให้บันทึกว่าวันนี้ทำอะไรบ้าง โดยทุกวันเวลา ๑๖.๐๐ น. ให้ลูกจ้างเขียนเป็นรายละเอียดเลยว่า ได้ทำอะไรบ้างตั้งแต่เข้าทำงานตอน ๘.๓๐ น.จนถึงเวลาที่บันทึก จากนั้นให้ข้าราชการที่เป็นหัวหน้าของลูกจ้างตรวจสอบแล้วเซ็นรับรองทุกวัน
พอครบ ๒ อาทิตย์ก็เรียกประชุม “ลูกจ้าง” แล้วให้พิจารณาดูว่า แต่ละคนทำงานได้ปริมาณเท่าไหร่เมื่อเทียบกับเงินเดือนแล้วคุ้มกับค่าจ้างหรือไม่ ไม่น่าเชื่อนะครับ พนักงานพิมพ์ดีดบางคนบางวันไม่มีผลงานอะไรเลย เพราะทางหน่วยงานเกิดไม่มีอะไรให้พิมพ์ในวันนั้น
ผมก็เลยยกตัวอย่างให้ดูว่า แถวหน้ามหาวิทยาลัยมีป้ายติดรับจ้างพิมพ์ดีดหน้าละ ๑๐ บาทกระดาษเป็นของผู้รับจ้าง ความจริงมหาวิทยาลัยน่าจะเลิกจ้างพนักงานพิมพ์ดีดเพราะจ้างไว้ต้องให้เงินเดือนแถมเจ็บไข้ได้ป่วยต้องให้ค่ารักษาพยาบาล ถ้ามีอะไรจะพิมพ์ล้นเกินกว่าข้าราชการจะพิมพ์ได้ แทนที่จะจ้างลูกจ้างมาช่วยพิมพ์ เอาไอ้ที่ล้นมือไปจ้างพวกรับจ้างหน้ามหาวิทยาลัยน่าจะคุ้มกว่า
ผมบอกไปว่าขอเวลาผมสักหน่อยผมจะให้ทีมงานวิเคราะห์ว่า ลูกจ้างตำแหน่งใดทำงานไม่คุ้มค่าจ้าง สิ้นปีนี้ผมจะเลิกจ้างเพื่อประหยัดเงินรายได้ของมหาวิทยาลัย เล่นเอาลูกจ้างหลายคนหน้าเสีย เพราะว่าไปแล้วพวกที่ทำงานคุ้มค่าจ้างมีไม่มากนักหรอก ส่วนใหญ่ทำงานเบากว่าควรกันทั้งนั้น
ในที่สุดก็มีการต่อรองกันว่า ถ้าจะไม่ให้ทางมหาวิทยาลัยดำเนินโครงการประหยัดคนละก็ ลูกจ้างที่จ้างไว้ต้องให้ความร่วมมือยอมทำงานอื่นที่อาจจะไม่ตรงสเปคกับตำแหน่งที่ตนเองดำรงอยู่ เพื่อให้คุ้มกับค่าจ้างและสวัสดิการที่ได้รับจากมหาวิทยาลัย ซึ่งได้รับการตอบรับด้วยดีจากลูกจ้างทั้งหลาย
เชื่อว่าลูกจ้างกลัวคำว่า “เลิกจ้าง” มากกว่า “ผิดสเปค”
อีกครั้งหนึ่งที่การใช้วิธีการ “รายงาน”ได้ผลก็ตอนที่ผมไปเปิดวิทยาเขตใหม่ของมหาวิทยาลัยอีกแห่งหนึ่งห่างจากที่ตั้งอยู่ประมาณสิบกว่ากิโลเมตร และย้ายนักศึกษาปีที่หนึ่งไปเรียนที่นั่นเพื่อลดความแออัดของที่เดิม โดยจัดอาจารย์จากส่วนกลางไปสอนที่นั่น
ปัญหาของวิทยาเขตคือ การขาดความสัมพันธ์ระหว่างอาจารย์กับลูกศิษย์ เพราะอาจารย์ไปถึงก็เข้าห้องสอน พอสอนเสร็จก็ขึ้นรถกลับ ไม่มีเวลาให้นักศึกษาพบปะเพื่อปรึกษาหารือไม่ว่าจะเป็นเรื่องเรียนหรือเรื่องการใช้ชีวิตในมหาวิทยาลัย พูดง่ายๆ ว่าขาดความอบอุ่นโดยเฉพาะเป็นนักศึกษาปีที่หนึ่งเสียด้วยซี
ผมเลยว่าจ้างบัณฑิตคณะต่างๆ จำนวน ๑๐ คนในตำแหน่ง “นักแนะแนวการศึกษา” ให้ประจำที่ห้องใหญ่ห้องหนึ่งตั้งเป็นห้องแนะแนวการศึกษา แต่ห้องที่ว่านี้ค่อนข้างเป็นห้องที่อยู่เร้นๆ สักหน่อยไม่ได้อยู่ในทางที่นักศึกษาใช้สัญจรเป็นประจำ
ผมเวลาไปสอนที่วิทยาเขต แวะเวียนโผล่ไปห้องนั้นทีไร ก็มักจะเห็น ๑๐ นักแนะแนวนั่งมั่วสุมพูดคุยกัน บางครั้งถึงขั้นนั่งเล่นหมากฮอสส์ ด้วยซ้ำไป ถามไถ่ก็ได้ความก็ไม่ทราบจะทำอะไร ไม่เห็นมีนักศึกษาเข้ามาขอคำปรึกษาหรือหารือแนวทางอะไรเลย
ผมก็เลยใช้วิธีการที่เคยใช้ได้ผลมาแล้ว นั่นก็คือแจกสมุดเล่มหนาปกแข็งให้คนละเล่ม บอกกับพวกเขาว่า ผมคงนานๆ มีโอกาสมาสักครั้งจึงไม่รู้ว่าใครทำงานอย่างไร เอาเป็นว่าถ้าใครมีนักศึกษามาปรึกษาให้บันทึกไว้ด้วยว่านักศึกษาชื่ออะไรรหัสเท่าไหร่มาปรึกษาเรื่องอะไร แล้วให้นักศึกษาเซ็นชื่อรับรองไว้ด้วย สิ้นปีผมจะได้ผลงานในสมุดมาเปรียบเทียบกันว่า ใครควรได้สองขั้นหรือหนึ่งขั้นหรือไม่ได้สักขั้น
วันต่อมา ผมแวะไปที่ห้องแนะแนวการศึกษา ปรากฏว่าไม่พบนักแนะแนว ฯ นั่งประจำอยู่ที่โต๊ะแม่แต่โต๊ะเดียว ถามแม่บ้านที่ดูแลห้องนั้นอยู่ก็ได้รับคำตอบว่า เขาทั้งหลายถือสมุดบันทึกลงไปล่าหานักศึกษาเพื่อให้คำปรึกษาจะได้ลงชื่อรับรองเป็นผลงาน
เห็นไหมครับ ว่าวิธีดูแลงานโดยวิธีให้เขียน “รายงาน” ได้ผลขนาดไหน ผมจึงต้องเรียกทุกคนมาตกลงอีกครั้งหนึ่ง วิธีไปล่าหานักศึกษาเอามาเป็นผลงานนั้น ผมเห็นชอบด้วยว่าเป็นวิธีที่ดี แต่ไม่ใช่ออกไปทั้งหมดทุกคน เกิดมีนักศึกษาจะมาปรึกษาที่ห้อง ก็จะไม่พบใคร ก็จะเสียความรู้สึก อาจจะคิดเลยเถิดไปว่า พวกเราหลบงาน ดังนั้น จึงเห็นว่าให้ตกลงกันว่าจะต้องมีเวรประจำอยู่ที่ห้องทำการอย่างน้อย ๑ คน ไม่ใช่ออกล่าเหยื่อ เอ๊ย…..นักศึกษาพร้อมกันทุกคนจนห้องว่างเปล่า ซึ่งจะเกิดปัญหาอีกแบบหนึ่ง
เพราะฉะนั้น นักบริหารหรือนายจ้างคนใดรู้สึกว่าผู้ใต้บังคับบัญชาหรือลูกจ้างของเราทำงานไม่คุ้มค่าจ้าง ลองให้เขาเขียนรายงานประจำวันดูซีครับ คนเขียนอาจจะเรียนรู้ด้วยตนเองว่าตนทำงานคุ้มหรือเปล่า หรือถ้าเขาไม่รู้ เราก็จะได้มีหลักฐานเพื่อเอาวิเคราะห์ให้เขาดูว่าเขาทำงานคุ้มไหม
นอกจากนี้ การให้เขียนรายงานอาจทำให้ผู้เขียนหรือบันทึกต้องขวนขวายหางานทำ เพราะคงไม่มีใครหรอกครับที่พอสิ้นวันหรือจบเวลาทำงาน เปิดสมุดแล้วบันทึกลงไปว่า “วันนี้ไม่ได้ทำอะไร” หรือ “วันนี้ไม่มีอะไรทำ”……..ฮ่า
……………………………………………………………………………………………………………………………………
