การที่หัวหน้าจะสั่งงานให้ลูกน้องทำแบบมีประสิทธิภาพ สิทธิการิยะท่านว่าไว้ว่า ให้มี “กำหนดเสร็จ” กำกับคำสั่งไว้ด้วย ไม่ใช่สั่งลอยๆ แต่เพียงให้ทำอะไร ไม่บอกว่าให้ทำเสร็จเมื่อไหร่ เช่น หยิบข้อเขียนหนึ่งหน้ากระดาษส่งให้ลูกน้องตอน ๑๐ โมงเช้า บอกสั้นๆ ว่า “เอาไปพิมพ์ให้ที”
ปรากฏว่าลูกน้องรับแล้วหายไปบ่ายโมงกว่าๆ ก็ยังไม่มาส่ง อดรนทนไม่ได้เจ้านายก็เลยเดินไปถามหาผลงาน “ไหนล่ะ ที่ให้พิมพ์” ลูกน้องกลับตอบหน้าตาเฉยว่า “ยังไม่ได้ลงมือเลยค่ะ”
“อ้าว ทำไมละ” “ไม่ทราบนี่คะว่ารีบ” เป็นอย่างนั้นไป จะเอาเรื่องเอาราวก็คงยาก เพราะเป็นความหละหลวมของ
คนออกคำสั่งเอง ห้ามสวนกลับว่า “ถึงไม่บอก ก็น่าจะรู้” เป็นอันขาดนะ จะบอกให้ เรื่องอย่างนี้ทำไมต้องให้เขาคิดด้วยละครับ ไม่สั่งแบบครอบคลุมเสียแต่ต้น
เรื่องอย่างนี้ไม่เกิดหรอกครับ ถ้าคนเป็นนายจะยึดหลักสั่งทีไรต้องมีกำหนดเสร็จกำกับไปด้วย อย่างเรื่องข้างต้นนี่
สั่งอย่างมีประสิทธิผลก็ต้อง “เอาไปพิมพ์ให้ที ขอก่อนเที่ยงนะ” ชัดเจนแบบนี้ลูกน้องก็ต้องทำให้เสร็จก่อนเที่ยงแน่นอน หรือถ้าจะทำไม่ได้ก็คงปฏิเสธให้ได้ทราบก่อน
เช่น “คงไม่ได้หรอกค่ะหัวหน้า หนูกำลังพิมพ์ของผู้จัดการอยู่ กว่าจะเสร็จก็เที่ยงพอดี”
หรือไม่ถึงทำไม่ได้ตามคำสั่ง เธอก็อาจเสนอแนวทางแก้ปัญหามาให้เลยก็ได้ “หัวหน้ารอหนูหน่อยได้ไหมคะ พิมพ์ของผู้จัดการเสร็จแล้ว หนูจะพิมพ์ให้รับรองไม่เกินบ่ายโมงครึ่ง เสร็จแน่นอน” หรือไม่ก็ “ถ้าหัวหน้ารีบ ตอนนี้สมจิตว่างอยู่ ลองวานเธอดูซิคะ” อะไรทำนองนี้
ประโยชน์ของการสั่งแบบมีกำหนดเสร็จคือทำให้คนสั่งไม่สั่งสุ่มสี่สุ่มห้า เช่น หยิบดิกชันนารีขึ้นมาเห็นเป็นเล่มเล็ก ๆ ไม่เปิดดูว่าเล่มเล็กก็จริงแต่ตัวหนังสือจิ๋วเรียงเป็นพรืดแน่นหนา หยิบได้ก็ไม่ดูตาม้าตาเรือส่งให้ลูกน้องออกคำสั่งชัดถ้อยชัดคำ “ช่วยพิมพ์ให้หน่อย สองวันให้เสร็จนะ”
ลูกน้องรับไปงงๆ พลิกดูตัวหนังสือให้แน่ใจอีกครั้ง ก่อนจะส่งคืนหรือเผลอๆ อาจจะขว้างคืนแล้วตอบแบบกระแทกเสียงว่า “ให้เสร็จในสองวัน (เสียงสูง) หนูว่าสองเดือนก็คงไม่เสร็จ” และหากไม่เกรงใจอาจมีแถมท้ายอีกว่า “หลับหูหลับตาสั่ง” ถ้าเป็นเรื่องจริงก็สมควรให้ลูกน้องสวนกลับ ว่าไหมครับ
แต่ถ้าเราผู้เป็นหัวหน้าจะต้องสั่งให้ทำพร้อมกับมีกำหนดเสร็จ ก่อนออกคำสั่งก็คงต้องหยิบดิกชันนารีมาพลิกดูว่าตัวหนังสือเป็นอย่างไรมีจำนวนหน้าเท่าไหร่ ประเมินดูว่าควรใช้เวลาสักเท่าไหร่ รอบคอบแล้วจึงบอกกับลูกน้องว่า “เธอเอาดิกชันนารีไปพิมพ์ ฉันให้เวลาเธอปีหนึ่ง เอาให้เสร็จนะ”
ลูกน้องอาจขมวดคิ้วสวนกลับมาว่า “ตั้งปีเชียวหรือคะ” ก็จะได้อธิบายว่า “อย่าเพิ่งถามกลับ ลองเปิดดูก่อนซิเธอ” ซึ่งเมื่อเธอเปิดดูก็คงจะเปลี่ยนสีหน้าเป็นหนักใจอาจยอมรับความจริงว่า “ไม่รู้จะเสร็จหรือเปล่า แต่หนูจะพยายามค่ะ”
เพราะฉะนั้นให้ถือปฏิบัติเป็นกฎเหล็กเลยนะครับสำหรับคนที่เป็นหัวหน้า ก่อนมีคำสั่งให้ลูกน้องทำอะไร กรุณาประเมินงานที่มอบหมายก่อนว่าจะต้องใช้เวลาทำประมาณเท่าไหร่ ถึงจะเผื่อเหลือเผื่อขาดอย่างไร ก็ไม่เป็นไร แต่ต้องบอกกำหนดเสร็จให้ผู้รับคำสั่งได้รับทราบด้วยนะ จะบอกให้
การสั่งแบบกำกับด้วยกำหนดเสร็จ จะทำให้ผู้รับคำสั่งมีมาตรฐานการทำงานให้ใช้ประเมินความสามารถของตนว่า มีประสิทธิภาพในการทำงานตามมาตรฐานความต้องการของเจ้านายหรือไม่ ถ้าเขาทำงานเสร็จตามกำหนดก็จะรู้สึกสบายใจเพราะสามารถทำงานได้ตามที่หัวหน้าคาดหมายไว้ได้
ยิ่งถ้าเขาสามารถทำเสร็จก่อนกำหนดที่หัวหน้ากำหนดไว้ แน่นอนเขาต้องภูมิใจว่าศักยภาพของเขาเหนือกว่าที่หัวหน้าคาดไว้ เช่น ถ้าหัวหน้าสั่งงานวันจันทร์ให้ทำให้เสร็จในวันพฤหัสบดี ปรากฏว่าแค่วันอังคารเขาก็ทำเสร็จแล้ว อย่างนี้จะไม่ให้เขาภูมิใจได้อย่างไร จริงไหมครับ
ถ้าเขาเอามาส่งให้เราผู้เป็นหัวหน้าตั้งแต่วันอังคารหรือวันพุธ เชื่อเถอะครับ เขาคงมาส่งงานด้วยตัวเองคงไม่ฝากใครมาส่งแทนเป็นอันขาด ส่งงานเสร็จเขาจะยังไม่รีบกลับ จะยืนยิ้มอยู่ตรงหน้าผู้เป็นเจ้านายนั่นแหละ คนเป็นนายควรรู้ด้วยนะครับว่า เขาต้องการคำชม
หัวหน้าต้องมีหลักจิตวิทยาต้องแสดงออกไม่ให้เขาผิดหวัง กล่าวชมออกไปให้เขาดีใจว่าเราได้เห็นความเก่งของเขา อย่างน้อยก็ “เก่งจริงคุณ เสร็จเร็วกว่าที่ผมคิด เยี่ยมจริง ๆ” หรือจะเว่อร์ไปเลย “เฮ้ย ซุปเปอร์แมนหรือวะนี่ ยอด ๆ ๆ ๆ” ก็ไม่ผิดกติกาแต่อย่างใด
อย่าแบบหัวหน้าบางคนนะ ทำเป็นคนไม่มีหัวจิตหัวใจ ลูกน้องทำงานเสร็จก่อนกำหนด เอามาส่งพร้อมกับรีรอคอยฟังคำชม หัวหน้ากลับเฉยมองด้วยสายตาเฉยเมย จนในที่สุดก็ต้องเดินจากไปแบบไม่เข้าใจว่าหัวหน้าของตนทำไมถึงเป็นคนไม่รู้ร้อนไม่รู้หนาวขนาดนั้น
พอลูกน้องเดินจากไปแล้ว เพื่อนของหัวหน้าที่เห็นเหตุการณ์โดยตลอดก็อดถามไม่ได้ “เมื่อกี๋ทำไมคุณไม่ชมเขาล่ะ เขาอุตส่าห์ยืนรอคำชมอยู่” หัวหน้าที่ไม่ควรมีหัวหน้าคนไหนเอาแบบอย่างกลับอธิบายด้วยเหตุผลที่นึกได้อย่างไรก็ไม่ทราบ “ไม่ได้หรอก เดี๋ยวมันเหลิง”
แต่การทำเฉยๆ ไม่รับรู้การทำเสร็จก่อนกำหนดตามตัวอย่างข้างต้นก็ยังไม่ร้ายเท่ากับมีปฏิกริยาโต้ตอบแต่เป็นไปทางลบ เช่น “รีบจริงนะ ฉันให้ส่งวันพฤหัสฯ ไม่ใช่หรือ นี่เพิ่งวันพุธรีบส่งแล้ว จะรีบไปไหนพ่อคุณ อย่าให้ฉันเจอข้อผิดพลาดนะ ฉันเอาตายแน่” เล่นเอาลูกน้องตัวสั่นงันงกหอบงานที่ทำเสร็จแล้ว “ถ้ายังงั้น ขอผมเอากลับไปทบทวนดูอีกสักครั้ง เพื่อความชัวร์ครับ” แล้วตั้งแต่นั้นมา อย่าหวังว่าลูกน้องจะกระตือรือร้นรีบเร่งทำงาน ทุกอย่างจะต้องเป็นไปตามกำหนด
หัวหน้าต้องรู้จักชมลูกน้องในเวลาที่สมควรชม คำชมของหัวหน้าทำให้ลูกน้องมีความรู้สึกดีๆ ต่อหัวหน้า วันหน้าวันหลังเกิดมีเรื่องต้องตำหนิว่ากล่าวคนเป็นลูกน้อง เขาก็อาจไม่รู้สึกในทางลบ อาจจะคิดว่า หัวหน้าตูก็เป็นคนอย่างนี้แหละทำดีก็ชมทำเสียก็ต้องว่ากล่าวตักเตือนเป็นธรรมดา
ผิดกับหัวหน้าที่ไม่เคยชมลูกน้องเลย พูดกับลูกน้องทีไรมีแต่เรื่องว่ากล่าวหรือตำหนิโน้นนี่ ระวังนะครับ ลูกน้องอาจจะมองเราเป็นหัวที่เอาแต่คอยจับผิดลูกน้อง ไม่เคยเห็นความดีของลูกน้องเลย เพราะฉะนั้นเมื่อไหร่มีจังหวะหรือมีโอกาสจะชมลูกน้องกรุณาฉกฉวยด้วย อย่าลืมวลีที่ว่า “อันลมปากหวานหูไม่รู้หาย” เสียนะครับ
นอกจากนี้ ถ้าหากได้รับคำสั่งแล้ว เอางานไปปฏิบัติแต่ทำท่าจะไม่เสร็จทันตามกำหนด เขาก็จะรู้ตัวว่าต้องพัฒนาปรับปรุงศักยภาพเพื่อให้เป็นไปตามมาตรฐานที่เจ้านายต้องการ ยิ่งถ้างานนั้นเจ้านายมอบหมายกระจายให้หลายคน คนอื่นๆ ไม่มีปัญหาสามารถทำเสร็จตามกำหนดทั้งนั้น มีเขาเพียงคนเดียวเท่านั้นที่ทำท่าจะไม่ถึงหลักชัย เขายิ่งรู้ตัวว่าต้องพัฒนาศักยภาพตัวเองให้ทันคนอื่น ไม่งั้นคงทำงานไม่ราบรื่นแน่
เห็นไหมครับ “กำหนดเสร็จ” สามารถช่วยให้คนที่เป็นเจ้านายสามารถกำกับหรือผลักดันให้ลูกน้องทำงานมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นได้อย่างไร
