คำตอบที่น่าจะถูกต้องเป็นทางการก็คือ ควรทำบัญชี “เล่มเดียว” แต่นักบัญชีก็อาจแย้งได้ว่าในการทำบัญชีนั้น จะต้องทำบัญชีหลายประเภท แต่ละประเภทก็ต้องบันทึกไว้ในสมุดแต่ละเล่ม ซึ่งคงจะมีเล่มเดียวไม่ได้ แม้กระทั่งการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำบัญชี ก็ยังอาจต้องมีหลายๆ เครื่อง สำหรับแต่ละหน่วยงานใช้ป้อนข้อมูลเข้ามายังเครื่องกลางของฝ่ายบัญชีการเงิน
การที่ทางการใช้คำว่า “เล่มเดียว” อาจจะหมายถึง “งบการเงินชุดเดียว” ก็เป็นได้ เพราะงบการเงินก็คือ การสรุปรวมข้อมูลบัญชีในแต่ละงวดบัญชี เพื่อรายงานสถานะทางธุรกิจและการเงินของกิจการ
จากข้อมูลในเว็บไซต์ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าได้ระบุว่า บัญชีที่บริษัทหรือห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนจะต้องทำ ประกอบด้วยบัญชีชนิดต่างๆ ได้แก่
บัญชีรายวัน ประกอบด้วย บัญชีเงินสด บัญชีธนาคาร (แยกเป็นรายละเอียดสำหรับแต่ละเลขที่บัญชีของธนาคาร) บัญชีรายวันซื้อ บัญชีรายวันขาย และบัญชีรายวันทั่วไป
บัญชีแยกประเภท ประกอบด้วย บัญชีแยกประเภทสินทรัพย์ หนี้สินและทุน บัญชีแยกประเภทรายได้และค่าใช้จ่าย บัญชีแยกประเภทลูกหนี้ และบัญชีแยกประเภทเจ้าหนี้
บัญชีรายวัน บัญชีแยกประเภทอื่น และบัญชีแยกประเภทย่อย ตามความจำเป็นที่ขึ้นอยู่กับประเภทและขนาดของธุรกิจ
ส่วนธุรกิจประเภทบุคคลธรรมดา และห้างหุ้นส่วนที่ไม่ได้จดทะเบียนกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า จะต้องทำเพียงบัญชีสินค้าเท่านั้น ซึ่งดูแล้วคงจะต้องมีสมุดบัญชีหลายเล่มอยู่ ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจที่ไม่จดทะเบียนหรือธุรกิจที่จดทะเบียน แต่ที่สำคัญที่สุดก็คือ ธุรกิจจะต้องปิดงวดบัญชีเพื่อจัดทำรายงาน “งบการเงิน” ยื่นต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้าภายในระยะเวลา 5 เดือน ตั้งแต่ปิดงวดบัญชี
งบการเงิน ก็คือรายงานผลการดำเนินงาน ฐานะการเงินหรือการเปลี่ยนแปลงฐานะการเงินของกิจการในรอบระยะบัญชีที่ผ่านมา ซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นรอบระยะเวลา 1 ปี โดยงบการเงินที่ห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนและบริษัทจำกัด จะต้องจัดทำ ได้แก่ งบแสดงฐานะทางการเงิน หมายเหตุประกอบงบ งบการเงินเปรียบเทียบ
สำหรับบริษัทจำกัด จะต้องทำงบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของเจ้าของ เพิ่มขึ้นอีก 1 งบ การมีงบการเงินเพียง “เล่มเดียว” ก็เพื่อให้สะท้อนข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้นกับธุรกิจอย่างถูกต้อง ตรงไปตรงมา และโปร่งใสนั่นเอง
นอกจากนี้ งบการเงินของห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนและบริษัทจำกัด ต้องได้รับการตรวจสอบและแสดงความเห็นโดยผู้สอบบัญชีรับอนุญาตอีกด้วย เว้นแต่ห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนที่มีทุนจดทะเบียนไม่เกินห้าล้านบาท สินทรัพย์รวมไม่เกินสามสิบล้านบาท และรายได้รวมไม่เกินสามสิบล้านบาท ไม่จำเป็นต้องให้ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตตรวจสอบและแสดงความเห็นก็ได้
ที่ว่า “งบการเงิน” จะสะท้อนฐานะทางการเงินของกิจการ เนื่องจากในงบการเงินจะบอกถึงสถานะ ณ สิ้นงวดของสินทรัพย์ หนี้สิน กำไร และส่วนทุน ของกิจการ โดยมีรายการย่อยที่ต้องเป็นไปตามประกาศของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เช่น ในหมวดสินทรัพย์ จะต้องมีรายการของ
สินทรัพย์หมุนเวียน ซึ่งเรียงลำดับตามสภาพคล่องของสินทรัพย์ ได้แก่ (1) เงินสดและรายการเทียบเท่าเงินสด (เช่น เงินฝากในธนาคาร) (2) เงินลงทุนชั่วคราว (3) ลูกหนี้การค้าและลูกหนี้อื่น (4) เงินให้กู้ยืมระยะสั้น (5) สินค้าคงเหลือ และ (6) สินทรัพย์หมุนเวียนอื่น
สินทรัพย์ไม่หมุนเวียน ได้แก่ (1) เงินลงทุนเผื่อขาย (2) เงินลงทุนในบริษัทร่วม (3) เงินลงทุนในบริษัทย่อย (4) เงินลงทุนในการร่วมค้า (5) เงินลงทุนระยะยาวอื่น (6) เงินให้กู้ยืมระยะยาว (7) อสังหาริมทรัพย์เพื่อการลงทุน (8) สินทรัพย์ไม่หมุนเวียนที่ถือไว้เพื่อขาย (9) ที่ดิน อาคาร และอุปกรณ์ (10) สินทรัพย์ไม่มีตัวตน (11) สินทรัพย์ภาษีเงินได้รอการตัดบัญชี และ (12) สินทรัพย์ไม่หมุนเวียนอื่น ในหมวดหนี้สิน จะต้องมีรายการของ
หนี้สินหมุนเวียน ได้แก่ (1) เงินเบิกเกินบัญชีและเงินกู้ยืมระยะสั้นจากสถาบันการเงิน (2) เจ้าหนี้การค้าและเจ้าหนี้อื่น (3) ส่วนของหนี้สินระยะยาวที่ถึงกำหนดชำระภายในหนึ่งปี (4) เงินกู้ยืมระยะสั้น (5) ภาษีเงินได้ค้างจ่าย (6) ประมาณการหนี้สินระยะสั้น และ (7) หนี้สินหมุนเวียนอื่น
หนี้สินไม่หมุนเวียน ได้แก่ (1) เงินกู้ยืมระยะยาว (2) หนี้สินภาษีเงินได้รอการตัดบัญชี (3) ภาระผูกพันผลประโยชน์พนักงาน (4) ประมาณการหนี้สินระยะยาวและ (5) หนี้สินไม่หมุนเวียนอื่น
ในหมวดของส่วนของเจ้าของ ได้แก่ (1) ทุนจดทะเบียน และทุนที่ชำระแล้ว และ (2) กำไร (ขาดทุน) สะสม
ดูจากรายการต่างๆ ที่กล่าวมาแล้วก็จะเห็นได้ว่างบการเงินจะเป็นข้อสรุปของผลการดำเนินงานและฐานะการเงินของธุรกิจที่ได้มาจากการรวบรวมตัวเลขทางบัญชีมาจากบัญชีหลายๆ ประเภท ซึ่งงบการเงินจะถูกต้องแม่นยำก็ต่อเมื่อได้มาจากระบบบัญชีที่แม้จะมีหลายประเภท แต่ก็ต้องมีข้อมูล “ชุดเดียว” เท่านั้น
