เป็นที่ทราบกันมานานแล้วว่า SME ไทยเรานั้นมีจุดอ่อนสำคัญอยู่ที่การไม่รู้ระบบบัญชี และเนื่องจากการไม่รู้ระบบบัญชี ก็ทำให้ SME ละเลยหรือเพิกเฉยที่จะให้ความสนใจกับการจัดทำระบบบัญชีที่ดีให้กับกิจการ ทำให้ SME ไม่สามารถทราบสถานะของการทำธุรกิจของตนเอง ว่าทำไปแล้วได้ผลตอบแทนกลับมาเป็นอย่างไรบ้าง คุ้มค่ากับเงินและแรงที่ลงไปกับธุรกิจหรือไม่
โดยเฉพาะอย่างยิ่งทำธุรกิจทุกวันๆ แต่ไม่รู้ว่าได้กำไรที่แท้จริงเท่าไร ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น เป็นเท่าไร ใช้จ่ายไปในเรื่องอะไรบ้าง จ่ายไปแล้วได้อะไรกลับมาบ้าง อย่างไรก็ตาม คนทำธุรกิจย่อมรู้ดีว่ากำไรเกิดจากการที่เราสามารถสร้างยอดขายให้ได้มากกว่าค่าใช้จ่ายที่ลงไป
ส่วนต่างระหว่างยอดขายที่ขายได้ เมื่อนำค่าใช้จ่ายต่างๆ มาหักออกไป ส่วนที่เหลือก็จะเป็นกำไรของเจ้าของนั่นเอง แต่กำไรอย่างเดียวยังไม่สามารถบอกได้ว่ากิจการธุรกิจมีฐานะทางการเงินเป็นอย่างไร มีความมั่งคั่งและมั่นคงมากหรือน้อย
การที่จะดูฐานะและความมั่นคงทางการเงินธุรกิจจะต้องดูไปที่การถือครองสินทรัพย์ของธุรกิจด้วย
สินทรัพย์ของธุรกิจ ได้แก่ เงินสด หรือเงินฝากธนาคารในนามของกิจการ สถานที่ที่ใช้ทำธุรกิจที่ลงทุนซื้อมา เช่น ตึกแถว อาคารพาณิชย์ หรืออาคารที่สร้างขึ้นมาเพื่อใช้ทำธุรกิจ สินค้าที่มีอยู่ในร้านหรือเก็บไว้ในโกดัง รวมถึงลูกหนี้ทางธุรกิจที่ยังไม่ได้ตามเก็บหนี้มาด้วย
การได้มาซึ่งสินทรัพย์เหล่านี้ย่อมต้องใช้เงินซื้อมาทั้งสิ้น ไม่ว่าจะเป็นเงินที่ได้มาจากกิจการหรือกำไรที่เกิดขึ้น สินทรัพย์บางส่วนก็ใช้เงินของเจ้าของไปซื้อมา หรือไม่ก็ต้องไปกู้หนี้ยืมสินเขามาซื้อ นักบัญชีจะคำนวณมูลค่าของทรัพย์สินทั้งหมดของกิจการ โดยคิดง่ายๆ ว่า
สินทรัพย์ = หนี้สิน+ทุน
เพื่ออธิบายว่าความร่ำรวยหรือฐานะทางการเงินของ SME นั้น ส่วนใหญ่ได้มาจากส่วนเงินทุนที่ลงไปและกำไรที่สะสมไว้จากการทำการค้าที่ผ่านมาทั้งหมด หรือได้มาจากการไปกู้หนี้ยืมสินคนอื่นเขามาใช้
ในการติดตามฐานะการเงินและความมั่งคั่งของธุรกิจ นักบัญชีจะต้องติดตามและบันทึกกิจกรรมทางธุรกิจอย่างครบถ้วนทั้งที่มาและที่ไป ยกตัวอย่างเช่น การซื้อสินค้ามาขาย นักบัญชีก็จะต้องบันทึกว่าซื้อสินค้ามาจำนวนเท่าไร และเงินที่นำไปซื้อนั้นเป็นเงินสดหรือเป็นเงินเชื่อ
นักบัญชีจะต้องติดตามว่าหากซื้อสินค้ามาด้วยเงินสด จำนวนสินค้าที่กลับมาในร้านจะต้องมีมูลค่าเท่ากับเงินสดที่หายไปจากลิ้นชักเก็บเงิน เมื่อตรวจนับสินค้า และตรวจสอบเงินสดที่ลดลงไป จำนวนจะต้องเท่ากันเสมอ เรียกได้ว่า ต้องตรวจสอบทั้ง 2 ขา ให้ยันกัน ทั้งขาเงินสดที่ออกไป กับขาสินค้าที่เข้ามา
ดังนั้น ที่เราเคยได้ยินว่า นักบัญชีปิดบัญชีไม่ลง ก็เพราะตัวเงินทั้ง 2 ขานี้ มันไม่ยันกันนั่นเอง และเป็นหน้าที่ของนักบัญชีที่ต้องติดตามหาสาเหตุจนพบว่าอะไรที่เป็นเหตุทำให้ตัวเงินไม่ตรงกัน
ในกรณีที่ไปซื้อสินค้ามาเป็นเงินเชื่อ นักบัญชีก็จะรู้ว่าเงินสดในลิ้นชักจะไม่ลดลงหรือหายไป แต่จะลงบัญชีว่าธุรกิจเป็นหนี้ค่าสินค้าจำนวนเท่าไรในจำนวนที่เท่ากัน หรือในทางกลับกัน หากธุรกิจขายสินค้าไปโดยให้เครดิตลูกค้า นักบัญชีก็จะทราบว่าสินค้าหายไปจากร้านจำนวนเท่าไร และธุรกิจเป็นเจ้าหนี้ลูกค้าที่ซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อไปเท่าไร
ระบบบัญชีทำให้เจ้าของธุรกิจทราบได้ว่า ตอนนี้มีลูกหนี้ เจ้าหนี้อยู่เท่าไร หากมีลูกหนี้ค้างชำระเกินเวลากำหนดก็จะได้รีบไปตามเก็บหนี้ ให้ได้เงินสดกลับมาใช้หมุนเวียนธุรกิจ หรือหากมีเจ้าหนี้ถึงกำหนดชำระก็ควรนำเงินไปชำระหนี้ เพื่อรักษาเครดิตทางการเงินให้เป็นที่น่าเชื่อถือของคู่ค้าและผู้เกี่ยวข้องไปอย่างต่อเนื่อง
ดังนั้น การมีระบบบัญชีที่ดี ถูกต้อง และแม่นยำ จะทำให้ SME ได้ทราบสถานะทางธุรกิจได้อย่างชัดเจนและรวดเร็ว สามารถตัดสินใจในการใช้เงินทำการค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด และทำให้สามารถวางแผนทางการเงินไม่ให้เกิดอาการสะดุด หรือเงินขาดมือ ซึ่งอาจทำให้ธุรกิจได้รับผลกระทบในทางลบโดยไม่จำเป็นและไม่ต้องการได้
