การทำธุรกิจ การเรียน การทำงาน เมื่อถึงจุดๆ หนึ่ง เราต้องทบทวนความคิดและการลงมือทำของเราว่าถูกต้องหรือไม่ ยังอยู่ในทิศทางที่ต้องการหรือเปล่า ต้องแก้ไข ปรับปรุง เปลี่ยนแปลงอะไรเพื่อให้เราก้าวกระโดดจากสิ่งที่ผ่านมา
ทบทวนอะไรบ้าง ฝรั่งเรียกการปรับปรุงงานอย่างต่อเนื่องว่า “วงจร PDCA” หรือ บางคนก็เรียกว่า “วงจร Deming” หรือ Deming Cycle เนื่องจากคนที่คิดมีชื่อว่า W.Edwards Deming ซึ่งเป็นกูรูด้านการบริหารคุณภาพ
วงจร Deming นี้ได้รับการยอมรับทั่วโลกและถูกใช้ในองค์กรชื่อดังจำนวนมาก หากเป็นบ้านเราก็มีบริษัทจำนวนมากที่ใช้วงจร PDCA นี้ บริษัทหนึ่งที่เรารู้จักกันดีที่นำวงจรนี้มาปรับปรุง เปลี่ยนแปลงองค์กรให้ดีขึ้นอย่างต่อเนื่องคือ SCG
SCG นำกระบวนการนี้มาใช้นำการปรับปรุงทุกการดำเนินงาน ปลูกฝังในพนักงานทุกคนทุกระดับให้มีการหมุนวงล้อ PDCA ให้หมุนไปเรื่อยๆ เมื่อหมุนมากขึ้นๆ ก็จะเกิดการเปลี่ยนแปลงในสินค้า บริการ กระบวนการ การทำงานต่างๆ อย่างต่อเนื่อง มีทิศทาง และยั่งยืน
วงจรนี้อธิบายง่ายๆ สั้นๆ หากเรามีกระบวนการวางแผนงานที่ดี (P – Plan) มีการดำเนินการที่ดี (D – Do) มีการตรวจสอบการดำเนินการอยู่เสมอ (C – Check) และมีการนำผลที่ได้ดำเนินการไปแล้วมาปรับปรุงแก้ไขเพื่อนำไปสู่การวางแผนในครั้งต่อไป (A – Act) PDCA จะทำให้เราสามารถก้าวกระโดดจากสิ่งที่ผ่านมาได้มากกว่าเมื่อเทียบกับการทำงานไปเรื่อยๆ โดยไม่มีกระบวนการทำงานหรือปรับปรุงงานที่ดี
พูดให้ง่ายและไม่เป็นวิชาการคือ ทุกการทำงาน ทุกการเรียน ทุกการทำธุรกิจต้องมีการทบทวนผลลัพธ์ ทบทวนเป้าหมาย ทบทวนความแตกต่างระหว่างผลลัพธ์และเป้าหมายที่ตั้งไว้ และวางแผนไปข้างหน้าต่อไป
ผมขอยกตัวอย่าง PDCA ง่ายๆ โดยใช้เรื่องราวของผมเมื่อสิ้นสุดปีปฏิทินที่ผ่านมา
วันนี้เป็นวันสุดท้ายของปี แต่จะเป็นวันที่ต้องเริ่มต้นใหม่ในปีถัดๆ ไป
เช้านี้ผมตื่นตีห้าเพื่อไหว้พระที่บ้านและศาลพระภูมิก่อนก้าวข้ามไปสู่ปีถัดไป
หลังจากนั้นก็มีเวลานั่งในสวนตอนเช้าในวันที่กรุงเทพอากาศกำลังเย็นสบายเพื่อทบทวนว่า
“เราได้ทำอะไรไปบ้างในปีที่ผ่านมาจนถึงวันนี้ซึ่งเป็นวันสุดท้ายของปี เป็นไปตามที่คิดไว้ตั้งแต่ต้นปีหรือเปล่า”
การนั่งทบทวนทำให้ผมมีเวลาอยู่กับตัวเอง ตกผลึกความคิดและการใช้ชีวิตที่ผ่านมาตลอดทั้งปี
>>> สำหรับตัวผมเอง ปีนี้เป็นปีที่ได้ทำอะไรจำนวนมากและหลากหลายมาก มีหลายเรื่องราวเกิดขึ้นอย่างคาดไม่ถึง
ได้ทำสิ่งที่ไม่เคยคิดทำหลายอย่าง และได้เรียนรู้ว่าบางครั้งสิ่งที่ตัวผมเองไม่เคยคิดจะทำหรือไม่อยากทำ มันทำให้ผมมีความสุขอย่างคาดไม่ถึง
ผมได้เรียนรู้ว่าความสุขที่แท้จริงสำหรับตัวเองคือ
ความพอเหมาะ – ทำในสิ่งที่ควรทำในจังหวะเวลาที่เหมาะสม ไม่เร่งรีบเกินไป และไม่ช้าจนเกินไป
ความพอดี – พอดีกับสิ่งที่ตัวเองมีและเป็น ไม่มากไป ไม่น้อยไป
ความพอใจ – พอใจในสิ่งที่เกิดขึ้นไม่ว่าจะดีหรือไม่ดี เมื่อได้พยายามดีที่สุดแล้ว
หรือที่เราได้ยินทั้งหมดนี้ในชื่อ “ความพอเพียง”
>>> ในวันสุดท้ายของปี บางคนอาจกำลังเดินทางกลับบ้าน บางคนกำลังพักผ่อนในต่างจังหวัดต่างประเทศ บางคนกำลังเดินสายทำบุญสวดมนต์ข้ามปี
ไม่ว่าเรากำลังทำอะไร ถ้ามีโอกาส ลองหาเวลาซักนิดทบทวนเรื่องราวที่ผ่านมาในรอบปีเพื่อเป็นบทเรียนและจุดเรียนรู้ที่จะทำให้เราก้าวไปในวันพรุ่งนี้อย่างมีความสุข ลองถามตัวเองว่า
1.อะไรคือสิ่งที่เราคิดจะทำตั้งแต่ต้นปีที่ผ่านมา (Plan)
2.เราได้ทำอะไรในแต่ละวันหรือแต่ละเดือนในปีที่ผ่านมา (Do)
3.เราได้เรียนรู้อะไรในปีที่ผ่านมา ทำไมเราถึงทำสำเร็จ ทำไมเราถึงทำไม่สำเร็จ และทำไมเราถึงไม่ได้ลงมือทำมัน (Check)
4.เราอยากแก้ไขอะไร อยากทำอะไรให้สำเร็จในปีที่กำลังมาถึง (Act)
การนั่งทบทวนสิ่งที่เกิดขึ้น แม้เพียง 10 นาที มันจะเป็น 10 นาทีที่ช่วยให้เราตกผลึกทางความคิดได้มากอย่างคาดไม่ถึง ทำให้ปีที่กำลังมาถึงเป็นปีที่ดีสำหรับตัวเรา
เริ่มจากการนั่งเงียบๆ ทำจิตใจให้ว่าง หายใจเข้าออกช้าๆ ฟังเสียงนกร้อง มองต้นไม้สีเขียว ท้องฟ้าสีฟ้า ดอกไม้สีสันสดใส แล้วค่อยๆ ทบทวนทีละเรื่องๆ ช้าๆ
>>> อย่าให้ประสบการณ์ที่ได้เรียนรู้มาตลอดทั้งปีสูญเปล่า อย่าปล่อยมันผ่านไป
สิ่งที่เราได้ตั้งเป้าหมายไว้
ทุกคำตอบที่เราให้กับมัน
สิ่งที่เราได้เรียนรู้
ความทรงจำดีดียังคงอยู่เสมอ…
ตัวอย่างหนึ่งที่ทำให้รู้ว่าผมทำได้เมื่อนั่งทบทวนเช้าวันนี้ (ถ้าไม่ทบทวนคงไม่รู้)
ในปีที่ผ่านมาผมตั้งใจพยายามไม่ทานเนื้อสัตว์ (มังสวิรัติ) ผลปรากฎว่าผมทำได้เฉลี่ย 20 วันต่อเดือน
ธันวาคม 15 วัน
พฤศจิกายน 13 วัน
ตุลาคม 23 วัน
กันยายน 18 วัน
สิงหาคม 21 วัน
กรกฎาคม 31 วัน
มิถุนายน 23 วัน
พฤษภาคม 17 วัน
ก่อนหน้านั้นไม่ได้เก็บข้อมูลไว้
นี่คือ Plan – Do – Check ส่วน Act คือผมต้องทบทวนว่าพอดี พอเหมาะ มีความสุขหรือไม่ในเป้าหมายของผมเอง
การทำอะไรไม่เหมือนคนส่วนใหญ่ไม่ได้แปลว่าเราผิดแต่อาจแปลกในสายตาคนอื่น อยู่ที่การตั้งเป้าหมายและกระบวนการ PDCA ของเรา
ในเชิงธุรกิจก็ไม่แตกต่างกัน!!!
เมื่อถึงเวลาที่เหมาะสม องค์กรไม่จำเป็นต้องรอให้ถึงสิ้นปี เราสามารถทบทวนสิ่งที่เกิดขึ้นทุกๆ ครึ่งปี ทุกๆ ไตรมาส หรือทุกๆ เดือนได้ขึ้นกับความต้องการขององค์กรและความรวดเร็วในการเปลี่ยนแปลงของอุตสาหกรรม ลองถามตัวเองที่อยู่ในองค์กรว่า
1.อะไรคือสิ่งองค์กรเราหรือเราคิดจะทำตั้งแต่ต้นปีที่ผ่านมา เป้ายอดขาย เป้าลูกค้า เป้าส่วนแบ่งตลาด เป้าการผลิตเป็นอย่างไร (Plan)
2.องค์กรเราหรือเราได้ทำอะไรในแต่ละวันหรือแต่ละเดือนในปีที่ผ่านมา ผลการขาย ผลลูกค้าใหม่ ผลส่วนแบ่งตลาด ผลการผลิตเป็นอย่างไร (Do)
3.องค์กรเราหรือเราได้เรียนรู้อะไรในปีที่ผ่านมา ทำไมเราถึงเพิ่มยอดขายสำเร็จ ทำไมเราถึงเพิ่มลูกค้าใหม่ไม่สำเร็จ และทำไมเราถึงไม่ได้ลงมือทำมัน (Check)
4.องค์กรเราหรือเราอยากแก้ไขอะไร อยากทำอะไรให้สำเร็จในปีที่กำลังมาถึง ยอดขายที่เพิ่มขึ้น ส่วนแบ่งตลาดที่เพิ่มขึ้น ขยายสาขาเพิ่มขึ้น (Act)
เราจำเป็นต้องทบทวนสิ่งต่างๆ ที่เกิดขึ้น เพราะการทบทวนจะทำให้เราตกผลึกความคิดขององค์กรว่าสิ่งที่เราทำส่งผลต่อเป้าหมายขององค์กรจริงหรือไม่ หรือเราแค่ทำเพราะต้องทำ หรือเราแค่ทำเพราะความเคยชิน
โลกเปลี่ยนแปลงเร็วกว่าที่คิด การทำอะไรเดิมๆ ไปเรื่อยๆ อาจทำให้องค์กรตกอยู่ในภาวะลำบากโดยไม่รู้ตัว องค์กรควรส่งเสริมให้คนในองค์กรทบทวนสิ่งต่างๆ ที่เกิดขึ้น แล้วคุณจะรู้ว่า ผลลัพธ์ของคนในองค์กรและตัวองค์กรจะดีขึ้นโดยไม่ต้องใช้งบประมาณเลยแม้แต่บาทเดียว…สวัสดี
