จากตอนที่ 2 การแก้ปัญหาเรื่องเงินสด คือ (1) แยกค่าใช้จ่ายส่วนตัวของเจ้าของกิจการกับค่าใช้จ่ายธุรกิจ (2) รายได้ที่ไม่มีจริง (3) ตกลงเงื่อนไขการจ่ายชำระและสร้างระบบการจ่ายชำระเงินเพื่อลดระยะเวลาการติดตามหนี้ และ (4) ส่งใบแจ้งหนี้อย่างด่วน ที่กล่าวไปแล้วก่อนในเดือนที่แล้ว สำหรับเดือนนี้ ตอนที่ 3 ทำไมทำธุรกิจถึงมีปัญหาเรื่องเงินสด ยังมีรายละเอียดของต้นเหตุและวิธีแก้ปัญหาเรื่องเงินสดของกิจการที่ต้องปรับวิธีแก้กันต่อ อาจจะเป็นเรื่องรายละเอียดที่เราอาจจะมองข้ามไป ลองมาดูกันต่อนะคะ
- วางแผนธุรกิจให้ถูกต้องตามกฎหมายภาษีอากร ณ ตอนเริ่มต้นกิจการ ผู้ประกอบการมักที่จะไม่วางแผนธุรกิจไว้ก่อนล่วงหน้า และส่วนใหญ่จะเริ่มธุรกิจเป็นกิจการเจ้าของคนเดียว หรือในทางกฎหมาย คือ การดำเนินธุรกิจและเสียภาษีในรูปของบุคคลธรรมดานั่นเอง การวางแผนภาษีบุคคลธรรมดาสำหรับการดำเนินธุรกิจนั้น อาจจะมีข้อจำกัดหลายอย่าง ไม่เอื้อประโยชน์สำหรับบุคคลธรรมดาเท่าไรนัก เพราะจะต้องแบกรับค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่ต้องจ่ายจริงนั้นมากกว่า หากได้จดทะเบียนเป็นบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลจะได้รับสิทธิประโยชน์ที่ดีกว่าหลายๆ อย่าง
วิธีแก้ปัญหา คือ คิดที่จะเริ่มต้นธุรกิจ โดยแยกธุรกิจ เป็นอีกบุคคลหนึ่ง หรือเป็นนิติบุคคลนั่นเอง หลายคนอาจจะยังไม่เข้าใจว่าทำไมต้องแยกออกจากกัน ให้เข้าใจง่ายๆ คือ ทั้งรายได้และค่าใช้จ่ายของกิจการ ควรแยกออกจากเรื่องของส่วนตัว ให้ธุรกิจเสมือนเป็นอีกบุคคลหนึ่ง การทำบัญชีของกิจการจะแยกออกจากค่าใช้จ่ายของบุคคลธรรมดา ซึ่งจะมีผลต่อการวางแผนภาษีให้ถูกต้องตามกฎหมาย และข้อดีของการจดทะเบียนเป็นบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลจะได้รับสิทธิประโยชน์หลายๆ อย่าง ยกตัวอย่าง กรณีที่กิจการที่เป็นบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลได้รับสิทธิประโยชน์ทางภาษีตามพระราชกฤษฎีกาฯ ออกตามความในประมวลรัษฎากร ว่าด้วยการลดอัตราและยกเว้นรัษฎากร (ฉบับที่ 595) พ.ศ. 2558 โดยให้บริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลที่มีรายได้ในรอบระยะเวลาบัญชีสิ้นสุดในหรือก่อนวันที่ 31 ธันวาคม 2558 ไม่เกิน 500 ล้านบาท และจดแจ้งการจัดทำบัญชีและงบการเงินให้สอดคล้องกับสภาพ ที่แท้จริงของกิจการ (บัญชีชุดเดียว) ต่อกรมสรรพากร จะได้รับการยกเว้นจากการตรวจสอบภาษีอากรย้อนหลัง สำหรับกรณีบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลที่เป็นวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม ต้องไม่มีรอบระยะเวลาบัญชีใดที่มีทุนชำระแล้วในวันสุดท้ายของรอบระยะเวลาบัญชีเกิน 5 ล้านบาท และมีรายได้จากการขายสินค้าและการให้บริการในรอบระยะเวลาบัญชีเกิน 30 ล้านบาท และได้มีการจดแจ้งต่อกรมสรรพากรในการใช้บัญชีชุดเดียว จะได้รับสิทธิประโยชน์ในการยกเว้นและลดอัตราภาษีเงินได้นิติบุคคล 2 รอบระยะเวลาบัญชี ดังนี้
- ยกเว้นภาษีเงินได้นิติบุคคลสาหรับกำไรสุทธิ ในรอบระยะเวลาบัญชีปี 2559
- ยกเว้นและลดอัตราภาษีเงินได้นิติบุคคล ในรอบระยะเวลาบัญชีปี 2560 ดังนี้
(2.1) สำหรับกาไรสุทธิส่วนที่ไม่เกิน 300,000 บาท ยกเว้นภาษีเงินได้นิติบุคคล และ
(2.2) ลดอัตราภาษีเงินได้นิติบุคคล เหลือร้อยละ 10 ของกาไรสุทธิ สำหรับกาไรสุทธิส่วนที่เกิน 300,000 บาท
ข้อดีจากการจดทะเบียนเป็นนิติบุคคลนั้น ยังมีอีกหลายประการ จึงอยากให้ผู้ประกอบการวางแผนให้ถูกต้องตามกฎหมายภาษีอากรตั้งแต่แรกเริ่ม
- ค่าใช้จ่ายเพื่อสร้างภาพลักษณ์ เป็นเรื่องสำคัญแต่ไม่ใช่เป็นสิ่งที่กิจการจะต้องคิดว่าเป็นทั้งหมดของกิจการ ภาพลักษณ์อาจไม่ใช่สิ่งที่จะทำให้ธุรกิจประสบความสำเร็จอย่างเดียว เพราะสิ่งที่จะทำให้ธุรกิจประสบความสำเร็จได้ เกิดขึ้นจากสิ่งอื่นๆ มาประกอบกัน ซึ่งบางครั้งเจ้าของธุรกิจใส่ใจในการสร้างภาพลักษณ์มากเกินไป จนทำให้ต้องเสียเงินทุ่มเป็นค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการสร้างภาพลักษณ์ เช่น การใช้รถยนต์หรู หาสำนักงานอยู่ใจกลางเมือง หรือจัดหาอุปกรณ์เครื่องมือต่างๆ โดยต้องเปลี่ยนใช้รุ่นใหม่ตลอดเวลา หากต้องใช้เงินทุ่มในสร้างภาพลักษณ์ด้วยวิธีนี้ การหารายได้มากเท่าไหร่ ก็อาจจะไม่พอกับค่าใช้จ่ายในการสร้างภาพลักษณ์
วิธีแก้ปัญหา สำหรับการสร้างภาพลักษณ์ให้กับธุรกิจ สามารถสร้างได้โดยการคิดกิจกรรมดีๆ ให้เกิดประโยชน์กับลูกค้า หรือชุมชนโดยรอบของธุรกิจ ยกตัวอย่าง ธุรกิจหนึ่งต้องการหยิบยื่นสินค้าที่ดีต่อลูกค้า โดยคิดตั้งแต่กระบวนการผลิตเริ่มต้น เช่น ธุรกิจน้ำผัก/ผลไม้ ต้องการส่งน้ำผักและผลไม้ให้แก่ลูกค้าสดใหม่ทุกวัน ใช้ผักและผลไม้ปลอดสารพิษ หาผู้ส่งโดยใช้จักรยานในการปั่นส่งทุกเช้าเพื่อลดมลพิษ และใช้ขวดบรรจุภัณฑ์ที่มีการนำกลับมาใช้ใหม่เพื่อลดภาวะโลกร้อน จะเห็นว่าการสร้างภาพลักษณ์ให้กิจการนั้น ไม่จำเป็นที่จะต้องใช้เงินทุ่มเพื่อให้กิจการดูดี เพียงแค่สร้างภาพลักษณ์ในการส่งมอบสิ่งดีๆ ให้กับลูกค้า ก็น่าจะเป็นการตอบโจทย์ข้อนี้
- การวางระบบการบริหารจัดการที่ดี ควรมีระบบการจัดซื้อที่ดี มีระบบบัญชีและการเงินที่ดี รวมถึงมีระบบการตรวจสอบภายในและภายนอก การเริ่มต้นให้มีระบบการจัดซื้อที่ดีนั้น เป็นสิ่งที่ควรทำอย่างยิ่ง เพราะหากไม่วางระบบการการจัดซื้อให้ดีแล้ว จะเป็นช่องทางในการรั่วไหลของเงินได้เร็วที่สุด ส่วนในเรื่องของการมีระบบบัญชีและการเงินนั้น บางบริษัทเริ่มต้นโดยไม่วางระบบบัญชีและการเงินเลย พอดำเนินธุรกิจไปสักระยะหนึ่ง ก็เกิดปัญหาทางการเงินขึ้น บริษัทไม่สามารถรายงานงบการเงินอย่างถูกต้อง และไม่สามารถชี้แจงตัวเลขของการดำเนินงานต่างๆ ให้กับหุ้นส่วนได้ รวมไปถึงทำให้เกิดช่องโหว่ให้เกิดการทุจริตจากพนักงานขึ้น
- วิธีแก้ปัญหา ควรสร้างระบบการจัดซื้อที่ดี ขั้นตอนที่ดีในการจัดซื้อมี 5 ขั้นตอน คือ (1) การขออนุมัติซื้อ ควรมีแนวทางปฏิบัติหรือนโยบายในการขออนุมัติซื้อให้ชัดเจน ว่าใครเป็นคนขอซื้อ ใครเป็นผู้มีอำนาจในการอนุมัติซื้อ เอกสารการขออนุมัติซื้อจะต้องจัดทำให้ครบถ้วน มีการเปรียบเทียบราคาก่อนขออนุมัติซื้ออย่างน้อย 3 ราย มีการตรวจสอบว่าขอซื้อจากใคร ซื้อเกินจำนวนหรือไม่ มีผลประโยชน์ทับซ้อน หรือใครได้รับผลประโยชน์ส่วนตัวจากการสั่งซื้อหรือไม่ และเป็นการขอซื้อแบบเร่งด่วนบ่อยครั้งหรือไม่ มีระบบของการสั่งซื้อซ้ำหรือไม่ (2) การสั่งซื้อ บริษัทมีบัญชีรายชื่อผู้ขายที่มีประวัติดี และขั้นตอนการคัดเลือกผู้ขายอย่างไร เป็นการซื้อจากผู้ขายรายเดียว หรือมีการสอบถามราคาเพื่อเปรียบเทียบหรือไม่ ควรใช้เทคนิคต่างๆ ที่เหมาะสมในการสั่งซื้อ มีใบสั่งซื้อประกอบทุกครั้ง และมีการเรียงลำดับหมายเลขเพื่อป้องกันการทำเอกสารปลอมหรือทำเอกสารย้อนหลัง ควรมีการอนุมัติซื้อในการสั่งซื้อทุกครั้ง และมีการกำหนดวงเงินสำหรับผู้อนุมัติตามมูลค่าการสั่งซื้อ รวมถึงมีการหมุนเวียนผู้ทำหน้าที่จัดซื้อ (3) การตรวจรับสินค้า จะต้องกำหนดตัวบุคคลผู้ที่มีอำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบ และจัดเตรียมเอกสารประกอบการตรวจรับสินค้า รวมถึงลงชื่อผู้ตรวจรับสินค้า ส่วนผู้ที่มีหน้าที่รับสินค้า และได้รับการอนุมัติจากผู้มีอำนาจ เช่น ใบขออนุมัติซื้อ หรือใบสั่งซื้อ การตรวจรับมีการรับรองและยืนยันโดยลงนามอย่างน้อย 2 คน และควรมีระบบการจัดทำรายงานสิ่งผิดปกติ ถ้าหากสินค้าไม่ผ่านการตรวจรับ จะต้องมีขั้นตอนการดำเนินงานอย่างไร เช่น ออกใบลดหนี้ หรือนำสินค้าใหม่มาทดแทน และถ้าหากต้องมีการตรวจสอบหรือทดสอบ เช่น การชั่งน้ำหนัก หรือตรวจสอบคุณภาพ รวมถึงมีหน่วยงานภายนอกเข้ามาตรวจสอบ และรับรองเอกสาร (4) การจัดเก็บและการเบิกจ่าย มีระบบการจัดเก็บสินค้าที่ปลอดภัย เพื่อป้องกันการสูญหายหรือเสี่ยงต่อการสูญเสีย มีระบบการตรวจสอบ สุ่มตรวจ หรือตรวจนับสินค้าคงคลัง เป็นระยะๆ มีระบบการเบิกจ่ายสินค้าคงคลังที่สามารถระบุและติดตามตัวผู้เกี่ยวข้องได้ มีอุปกรณ์ เครื่องมือ เพื่อช่วยการเคลื่อนย้ายในการจัดเก็บและเพื่อความปลอดภัยของตัวสินค้าและตัวพนักงาน และ (5) การบันทึกและการติดตามการชำระหนี้ให้แก่เจ้าหนี้การค้า ควรแยกความรับผิดชอบระหว่างหน่วยงานจัดหา หน่วยงานตรวจรับ และหน่วยงานบัญชี แยกออกเป็นอิสระต่อกัน มีการทำบัญชีและระบบบัญชีอย่างถูกต้อง ควรมีการควบคุมบัญชีเจ้าหนี้ บันทึกภาระหนี้ การชำระหนี้ และบันทึกการชำระเงินสำหรับสินค้าที่ไม่ได้รับ ถ้าหากมีการชำระเงินเกินจำนวนสินค้าหรือบริการควรลงบันทึกและมีหลักฐานเพื่อนำมาใช้อ้างอิง ควรมีการอนุมัติก่อนการจ่ายเงินชำระหนี้จากผู้มีอำนาจทุกครั้ง ควรมีหลักฐานการชำระเงินตรงตามจำนวน ตรงเวลา และตรงตามเงื่อนไขทุกครั้ง ใบสำคัญจ่ายที่จ่ายเงินออกไปแล้ว มีการทำเครื่องหมายให้ชัดเจน เพื่อป้องกันการจ่ายซ้ำ และควรแยกเอกสารที่จ่ายชำระแล้ว และเอกสารที่ยังไม่ชำระ เพื่อติดตามภายหลัง
การวางระบบการบริหารจัดการเป็นการป้องกันไม่ให้เกิดผลกระทบในการดำเนินงานที่เกี่ยวข้องกับเงินสด ถ้าหากธุรกิจสามารถปฏิบัติและควบคุมการบริหารจัดการอย่างเป็นระบบได้ดี จะทำให้ไม่มีปัญหาเรื่องเงินสดเลย
