ปัญหาเรื่องเงินสดของกิจการยังคงเป็นปัญหาเรื้อรังที่ทุกๆ SMEs ไม่อยากให้เกิดขึ้น แต่ในทางปฏิบัติที่เกิดขึ้นจริงนั้น ยังคงไม่สามารถแก้ปัญหาได้ 100 เปอร์เซ็นต์ ซึ่งอาจจะมีสาเหตุมาจากหลายๆ ประเด็น ผู้ประกอบการหรือเจ้าของธุรกิจสามารถนำปัญหาเบื้องต้นนี้ไปปรับใช้เพื่อแก้ปัญหาเรื่องเงินสดของกิจการก่อน
1.แยกค่าใช้จ่ายส่วนตัวของเจ้าของกิจการกับค่าใช้จ่ายธุรกิจ ตอนเริ่มต้นธุรกิจส่วนใหญ่ เจ้าของกิจการจะเริ่มดำเนินการจากการบริหารด้วยตนเอง หรือบริหารธุรกิจครอบครัว คือ คนในครอบครัวช่วยกันทำ ต้นเหตุของปัญหาเกิดจากค่าใช้จ่ายของธุรกิจ กับค่าใช้จ่ายส่วนตัวของเจ้าของกิจการยังคงปนกันอยู่ หรือที่เราเคยได้ยินอยู่บ่อยๆ ว่า “เงินเข้ากระเป๋าซ้าย (จากธุรกิจ) ออกกระเป๋าขวา (ใช้จ่ายส่วนตัว)”
วิธีแก้ปัญหา คือ เจ้าของธุรกิจควรแยกค่าใช้จ่ายส่วนตัว กับธุรกิจออกจากกัน เจ้าของธุรกิจส่วนใหญ่แยกค่าใช้จ่ายนี้ออกจากกันไม่ได้ ยกตัวอย่างเช่น เจ้าของได้รับเงินจากการขายสินค้า ซึ่งเป็นรายรับของกิจการ ส่วนเจ้าของกิจการจะมีรายได้ส่วนตัว จากเงินเดือนที่ได้รับจากกิจการอีกทอดหนึ่งในตำแหน่งผู้จัดการ และเมื่อเจ้าของกิจการจะต้องใช้ค่าใช้จ่ายส่วนตัว จะต้องนำไปหักจากรายได้ส่วนตัว ซึ่งจะนำมาหักจากค่าใช้จ่ายกิจการไม่ได้ เช่น ค่าใช้จ่าย ค่าเดินทาง (เติมน้ำมัน) เมื่อต้องใช้รถวิ่งสำหรับกิจการและต้องใช้เพื่อส่วนตัวด้วย เช่น ขับรถไปรับลูกที่โรงเรียน ดังนั้น เมื่อเติมน้ำมันจะขอใบเสร็จรับเงิน และนำใบเสร็จรับเงินนั้น มาหักเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการทั้งหมด จึงทำให้ค่าใช้จ่ายค่าเดินทางของกิจการนั้นสูงเกินความเป็นจริง ดังนั้น ควรจะคิดเป็นสัดส่วนด้วย เช่น เติมน้ำมัน 3 พันบาท เปอร์เซ็นต์การใช้น้ำมันเพื่อติดต่อธุรกิจให้แก่กิจการนั้นอาจจะมากกว่าค่าใช้จ่ายส่วนตัว ให้คิดสำหรับกิจการ 2/3 เท่ากับ 2 พันบาท ส่วนค่าใช้จ่ายส่วนตัวคิด 1/3 เท่ากับ 1 พันบาท ทั้งนี้ ควรทำหลักฐานการคิดตามสัดส่วนให้ชัดเจน โดยมีหลักฐานใบเสร็จรับเงินตัวจริงแนบด้วย
2.รายได้ที่ไม่มีจริงนั้น เกิดขึ้นเมื่อกิจการมีการขายและมีการบันทึกบัญชีรับรู้รายได้ เมื่อกิจการขายเป็นเงินเชื่อจึงยังไม่ได้รับเงินสด ดังนั้นจึงลงบัญชีเป็นลูกหนี้ไว้ เมื่อถึงเวลาจะเก็บเงินจากลูกหนี้การค้า (ลูกค้า) ยังไม่สามารถเก็บเงินได้ รายได้ที่รับรู้นั้น มียอดที่ลงบัญชีเรียบร้อยแล้ว แต่ในความเป็นจริงกิจการยังไม่สามารถเก็บเงินจากลูกหนี้การค้า (ลูกค้า) ได้ ซึ่งทำให้รายได้ที่เคยลงบัญชีรับรู้ไว้แล้วนั้นไม่มีจริง หากพนักงานขายและเจ้าของมุ่งหวังที่จะเพิ่มยอดขายตลอดทั้งปี อาจทำให้ไม่มีเวลามาตรวจดูว่ารายได้นั้นได้รับเงินหรือไม่ เมื่อปิดงบการเงินในแต่ละปี ซึ่งเวลาที่เห็นงบการเงินก็จะล่วงเลยไปในปีถัดไปถึงครึ่งปีแล้ว และเจ้าของกิจการส่วนใหญ่จะเห็นแต่ยอดรายได้ แต่ไม่มีเงินที่แท้จริงจากการขาย ทำให้ลูกหนี้ที่ตั้งไว้ กลายเป็นหนี้สงสัยจะสูญหรือหนี้สูญ
วิธีแก้ปัญหา คือ ให้รับเป็นเงินสด ตั้งแต่ต้น เพื่อแก้ปัญหานี้โดยเฉพาะ หรือถ้าหากต้องการให้ลูกค้ารู้สึกว่ายังไม่ได้จ่ายเงินสดในขณะนั้น การรับบัตรเครดิตเป็นอีกวิธีการหนึ่ง ที่ช่วยลดการเรียกเก็บเงิน เนื่องจากลูกค้าจะต้องไปจ่ายชำระเงินตามกำหนดวันของบัตรเครดิต ซึ่งธนาคารจะเป็นผู้ดำเนินการตามเก็บเงินนั้นเอง หากเป็นองค์กรที่มาซื้อสินค้ากับเรา อาจจะต้องขอดูข้อมูลประวัติของลูกค้าในการจ่ายชำระ หรือขอให้ลูกค้านำหนังสือแจ้งข้อมูลประวัติการชำระสินเชื่อที่รายงานโดยบริษัทข้อมูลเครดิต
3.ตกลงเงื่อนไขการจ่ายชำระและสร้างระบบการจ่ายชำระเงินเพื่อลดระยะเวลาการติดตามหนี้ธุรกิจที่ดีส่วนใหญ่กำหนดการจ่ายชำระไว้ไม่เกิน 30 วัน และในทางปฏิบัติก็จะต้องทำให้ได้ หากเราตกลงเงื่อนไขนี้แก่ลูกค้า
วิธีแก้ปัญหา คือ สร้างค่านิยมในการจ่ายชำระเงินสด หรือจ่ายชำระด้วยบัตรเดบิท (บัตร ATM) จะช่วยทำให้ลูกค้าต้องยอมรับและปฏิบัติตามตั้งแต่เริ่มต้น ซึ่งอาจจะต้องใช้กลยุทธ์และวิธีในการจ่ายชำระเงินให้เร็วขึ้น โดยการเสนอการจ่ายชำระแบบกำหนดวันที่แน่นอน หรือกำหนดวันชำระไว้ล่วงหน้า หากจ่ายตามวันที่กำหนดจะได้ส่วนลดกี่เปอร์เซ็นต์ จะช่วยทำให้ลูกค้ายินดีที่จะจ่ายตามวันที่กำหนด การสร้างระบบการจ่ายชำระเงินที่แน่นอนจะช่วยลดระยะเวลาในการติดตามหนี้ รวมถึงต้นทุนในการติดตามหนี้จะลดน้อยลงด้วย นอกจากนี้ การจ่ายชำระเป็นเงินสดจะได้รับส่วนลดเท่าใดนั้น เป็นอีกวิธีหนึ่งที่ได้รับการยอมรับ ขอยกตัวอย่างร้านอาหารหลายๆ ร้าน ที่นำวิธีนี้มาใช้ในการจ่ายชำระเงินสด คือ ถ้าจ่ายชำระเงินสดได้รับส่วนลด 10 เปอร์เซ็นต์ หากใช้บัตรเครดิตได้รับส่วนลด 5 เปอร์เซ็นต์ ลูกค้าส่วนใหญ่มักที่จะยอมรับข้อเสนอการจ่ายชำระเงินสด และได้รับส่วนลด 10 เปอร์เซ็นต์
4.ส่งใบแจ้งหนี้อย่างด่วน การส่งใบแจ้งหนี้อย่างด่วนให้แก่ลูกค้าจะช่วยลดระยะเวลาในการเก็บเงินได้เร็วขึ้น
วิธีแก้ปัญหา คือ เมื่อกิจการได้ดำเนินการเสร็จเรียบร้อยแล้ว ควรรีบส่งใบแจ้งหนี้ให้แก่ลูกค้าทันที หากรออีก 2 สัปดาห์ หลังจากงานเสร็จสิ้น ธุรกิจอาจจะได้รับเงินอีก 2 สัปดาห์ถัดจากนั้น ซึ่งกิจการสามารถส่งใบแจ้งหนี้ โดยการส่งทางอีเมล์ให้แก่ลูกค้าก่อน เพื่อจะได้ดำเนินการขออนุมัติจ่ายชำระเงินได้เร็วขึ้น
ปัญหาเรื่องเงินสดของธุรกิจยังมีอีกหลายประเด็น ผู้เขียนจะขอยกไปในตอนที่ 3 ซึ่งเป็นตอนจบอีกครั้งหนึ่ง สำหรับการแก้ปัญหาในเบื้องต้นนี้ เจ้าของกิจการสามารถนำข้อมูลนี้ ไปเริ่มดำเนินการก่อนได้ ส่วนประเด็นที่เหลือจะเป็นสิ่งที่ทำได้ในภายหลัง
